مصفوفة تقييم مشاركة المعنيين Stakeholders Engagement Assessment Matrix
مصفوفة تقييم مشاركة المعنيين Stakeholders Engagement Assessment Matrix
تختلف المشاريع فيما بينها بشكل كبير بعدد المعنيين أو اصحاب المصلحة في المشروع و طبيعتهم، إلا أن عملية إدارة المعنيين تشكل تحدياً للمدير، فتنسيق التواصل بينهم و معرفة تأثيرهم و إسهامهم في المشروع و توجيههم لخدمة أهداف المشروع يشكل ضرورة لنجاحه، و من أجل الإدارة الناجحة للمعنيين لا بد من معرفة موقعهم و مستوى مشاركتهم و إسهامهم للمشروع، هذا ما توفره مصفوفة تقييم مشاركة المعنيين(Stakeholders Engagement Assessment Matrix).
ما هي مصفوفة تقييم مشاركة المعنيين Stakeholders Engagement Assessment Matrix؟
هي أحد الأدوات الهامة في إدارة المشاريع و التي تستخدم لتبيان الموقع الحالي للمعنيين و مدى مشاركتهم الواقعية في المشروع و تحديد المرحلة المرغوبة من المشاركة التي يسعى اليها المدير لضمان نجاح المشروع، يمكن أن تتنوع درجات المساهمة من غير مهتم الى قيادي في المشروع، المعنيين المعارضين هم الأولوية في التعامل و يجب وضع الخطط لجعلهم من الداعمين في حال كان لهم تأثير على المشروع و أهمية له، بالتالي فإن مصفوفة تقييم مشاركة المعنيين ليست عبارة عن نتيجة أو مخرج لعملية تحليلهم و إدارتهم إنما هي أيضاً أحد أساليب دراستهم من بين أخرى عديدة كتحليل المعنيين و غيرها، يتم تمثيل مستوى مشاركة المعنيين الحالي و المرغوب باستخدام مصفوفة مكونة من اعمدة و صفوف.
كيفية إنشاء مصفوفة تقييم مشاركة المعنيين
بعد جمع البيانات حول المعنيين و معرفة اسهامهم الحالي في المشروع، يبدأ المدير بإنشاء المصفوفة، الصفوف تمثل مجموعات المعنيين المختلفة، و الأعمدة تمثل مستوى مشاركتهم، يمكن أن تعطى الأعمدة قيم رقمية للدلالة على قوة مشاركتهم في المشروع لكن الأغلب أن تعطى عبارات وصفية، وفق خمس درجات :
- غير مهتم
- معارض
- حيادي
- داعم
- قيادي
هذه الأدوار و المواقع المختلفة التي يحتلها المعنيون يتم تسجيل المواقع الحالية لكل مجموعة منهم بتسجيل الرمز C (Current) في الخانة التي تمثل التقاء صف المجموعة مع عمود الموقع الحالي، الموقع المرغوب لهذه المجموعة يرمز اليه بالحرف D (Desired) بنفس الطريقة، عند تسجيل بيانات المعنيين في هذه المصفوفة نحصل في النهاية على مخطط توضيحي لمستوى كل مجموعة و مشاركتها الحالية بالإضافة الى الموقع المرغوب لها، بالتالي وضع الخطط لزيادة إسهام مجموعة معينة يريدها المدير أن تملك مساهمة أكبر في المشروع، بالطبع لا يوجد مدير يريد أن يتعامل مع معنيين غير مهتمين او معارضين، بالتالي عليه العمل لنقلهم الى مستوى آخر من المساهمة أكثر فائدة للمشروع.
تشكل هذه المصفوفة وسيلة لتمثيل البيانات فقط و ليس حلاً للمشاكل، الحل يجب أن يستخلصه المدير من البيانات التي تمثلها هذه المصفوفة و غيرها من ادوات إدارة المعنيين، على الرغم من بساطة المصفوفة إلا أنها غاية في القوة و الفعالية حين يحسن فريق الإدارة استخدامها، و إدارة المعنيين مفتاح أساسي لنجاح المشروع لا بد من إتقانه.
