قالب تحليل العمليات

ماذا سينشئ هذا النموذج؟

ينشئ هذا النموذج ملف Word قابلًا للتعديل لتحليل العملية من الموردين والمدخلات حتى الخطوات والزمن والهدر والمخاطر. كما يتضمن قياسات للوضع الحالي والمستقبلي وخطة تحسين قابلة للمتابعة والاعتماد.

افهم النموذج

يوضح القالب كيفية تحليل العملية من البداية إلى النهاية. أولًا، يوثّق المستخدم المدخلات والمخرجات والعملاء والموردين. بعد ذلك، يسجل خطوات العملية ويفصل زمن التنفيذ عن وقت الانتظار. ثم يحسب الزمن الكلي وكفاءة وقت العملية، ويحدد مصادر الهدر ونقاط التحكم والمخاطر. وأخيرًا، يحوّل الفجوات إلى إجراءات تحسين مرتبطة بمسؤول ومؤشر وخط أساس ومستهدف.

مثال تطبيقي على قالب تحليل العمليات

لنفترض أن الفريق يريد تحليل عملية معالجة طلب العميل، بدءًا من استلام الطلب وحتى إحالته إلى قسم الشحن. أولًا، يساعد القالب على توثيق عناصر العملية. بعد ذلك، يقيس الفريق أوقات التنفيذ والانتظار، ثم يحدد مصادر الهدر وفرص التحسين.

معلومات العملية

• اسم العملية: معالجة طلب العميل.
• صاحب العملية: مدير العمليات.
• بداية العملية: استلام الطلب عبر القناة المعتمدة.
• نهاية العملية: إحالة الطلب المعتمد إلى قسم الشحن.
• وحدة الزمن: الدقيقة.

المدخلات والمخرجات

• المدخلات: طلب العميل، بيانات المنتج، حالة المخزون والموافقات المطلوبة.
• المخرجات: طلب معتمد، تأكيد الطلب وإشعار الشحن.
• الموردون: العميل الخارجي وإدارة المخزون.
• العملاء: قسم الشحن والعميل النهائي.

خطوات العملية وقياسات الزمن

1. أولًا، يستلم فريق خدمة العملاء الطلب ويتحقق من اكتماله خلال 5 دقائق.
2. بعد ذلك، تتحقق إدارة المخزون من توفر المنتج خلال 8 دقائق، مع انتظار يستغرق 20 دقيقة.
3. ثم يعتمد المشرف الطلب ويحيله إلى قسم الشحن خلال 7 دقائق، مع انتظار يبلغ 35 دقيقة.

نتيجة لذلك، يبلغ إجمالي زمن التنفيذ 20 دقيقة، بينما يصل وقت الانتظار إلى 55 دقيقة. وبذلك يصبح الزمن الكلي للعملية 75 دقيقة، وتبلغ كفاءة وقت العملية نحو 26.7%. لذلك، يتضح أن المشكلة الأساسية تقع في الانتظار أكثر من تنفيذ الخطوات نفسها.

الوضع المستقبلي وخطة التحسين

في الوضع الحالي، تعتمد العملية على موافقات يدوية وتحديثات منفصلة للمخزون. في المقابل، يقترح الوضع المستقبلي أتمتة الموافقات وربط حالة المخزون بنموذج الطلب وإرسال إشعارات تلقائية عند تغير الحالة.

وبناءً على ذلك، يستهدف التحسين خفض وقت الانتظار من 55 إلى 10 دقائق، وتقليل الزمن الكلي للعملية من 75 إلى 25 دقيقة، ورفع كفاءة وقت العملية إلى 60%.

• أتمتة موافقات الطلبات المستوفية للشروط.
• ربط بيانات المخزون مباشرة بنموذج الطلب.
• تحديد مسؤول وتاريخ استحقاق لكل إجراء تحسين.
• أخيرًا، متابعة متوسط زمن الموافقة ووقت الانتظار وكفاءة العملية.