Root Cause Analysis تحليل السبب الجذري
يعتمد فريق إدارة المشروع على عدد من التقنيات و الوسائل في إدارة المشاكل، هذه التقنيات تتضمن جميعها دراسة المشاكل و الأخطاء الحاصلة و تحليلها بدقة ثم طرح و اقتراح الحلول و خطط العمل، و تحليل السبب الجذري ( Root Cause Analysis ) يعتبر احد أشيع وسائل إدارة المشاكل، إلا انه جزء من عملية طويلة و معقدة لحل المشكلة.
ما هو تحليل السبب الجذري Root Cause Analysis ؟
السبب الجذري يعرف بأنه العامل الذي يؤدي استبعاده الى منع حدوث المشكلة، أي انه المسبب الرئيس للنتيجة الحاصلة، قد يكون هناك عوامل أخرى مؤثرة على النتيجة لكن لا يمكن اعتبارها سبب جذري Root Cause.
تحليل السبب الجذري هو وسيلة أو تقنية يتم فيها تحليل المشاكل قبل محاولة حلها، و ذلك بتحديد و عزل السبب الجذري الذي أدى الى المشكلة، يمكن القول بأن أحد سلبيات هذه التقنية هي أنها ردة فعل، بمعنى انه لا يمكن تنفيذها إلا بعد حصول الحدث او المشكلة، يتم من خلالها إجراء تحليل دقيق و شامل للمشكلة و العوامل المسببة لها، البحث عن السبب الجذري و تعرفه،ثم دراسته و ابتكار وسائل استبعاد هذا السبب و منعه بهدف حل المشكلة و تجنب حصولها مستقبلاً، يعتبر تحليل السبب الجذري حلقة من سلسلة عمليات منهجية يعتمد عليها فريق إدارة المشاكل، و ليس بالضرورة أن يعطي هذا التحليل نتيجة فعلية على أرض الواقع، لكنه يساعد في التعرف الى المشكلة بصورة أقرب و أكثر فعالية مما يعزز من عملية إدارة و حل المشاكل.
خطوات إجراء تحليل السبب الجذري
تمر عملية التحليل هذه بمجموعة من الخطوات التي يتبعها فريق العمل من اجل الوصول الى السبب الجذري للمشكلة الحاصلة و طرح طريقة التعامل الفعالة معه، يمكن القول بأن عملية التحليل تتلخص في 3 أسئلة:
- ما هي المشكلة؟
- كيف حصل ذلك؟
- كيف يمكن تجنب حصولها في المستقبل؟
للوصول الى النتيجة يمكن اتباع مجموعة من الخطوات تختلف حسب فريق العمل و المنظمة و طبيعة المشروع:
- تشكيل فريق عمل من المنظمة ذاتها: يفضل أن يتم اختيار أعضائه اعتماداً على معرفتهم و خبرتهم بمجال تحليل و إدارة المشاكل، و تزداد دقة و فعالية عملية التحليل عند تنفيذها عن طريق فريق متكامل بالمقارنة مع شخص واحد.
- تحديد مواعيد اجتماعات عمل الفريق: يفضل أن تكون هذه الاجتماعات أكثر من مرة في الأسبوع، قصيرة، فعالة، يجتمع فيها أعضاء الفريق و يناقشون المشكلة و وسائل التحليل التي يتبعونها، مع تكليف عضو من الفريق بمهمة التأكد من سير العملية نحو الأمام و توزيع المهام بشكل فعال على الأعضاء.
- بعد الوصول الى السبب الجذري للمشكلة مع العوامل المؤثرة الأخرى: يتم وضع خطة عمل من قبل الفريق من أجل إلغاء السبب الجذري و التعامل معه بفعالية و سرعة لضمان عودة سير المشروع الى الطبيعي.
بعض أدوات تحليل السبب الجذري
تعتمد عملية تحليل السبب الجذر على العديد من الأدوات و التقنيات و الوسائل، منها:
- تحليل العوامل و الأحداث: تستخدم هذه التقنية عند البحث في مشكلة وحيدة حصلت بالفعل، يتم خلالها إنشاء جدول زمني للأحداث التي وقعت قبل حصول المشكلة بسرعة و فعالية، ثم دراسة هذه الأحداث و العوامل في محاولة كشف السبب الجذر.
- تحليل التغيير: يلجأ الى هذه الوسيلة عندما تحصل المشكلة بعد تغيير او تعديل في طبيعة المهام أو سير العمل، من اجل كشف الخطوة التي ادت الى حدوث المشكلة.
- تحليل شجرة الخطر: و تعتمد هذه المقاربة على إنشاء و تصميم شجرة المخاطر للكشف عما حصل و ما السبب المحتمل لحصوله.
