تقرير إغلاق المشروع

ماذا سينشئ هذا النموذج؟

ينشئ هذا النموذج تقرير إغلاق المشروع بصيغة Word (.docx)، قابلًا للتحرير والطباعة باللغة العربية. يبدأ بصفحة غلاف وجدول محتويات تلقائي، ثم يعرض ملخص المشروع وأهدافه ونتائجه. كما يتضمن جداول لمقارنة النطاق والجدول والتكلفة بخط الأساس، وتوثيق قبول المخرجات وحالة العقود والالتزامات المتبقية. ويشمل أيضًا خطة انتقال التشغيل وقياس المنافع والدروس المستفادة والتوصيات، إلى جانب قائمة تحقق نهائية وحقول للموافقات والتواقيع ومثال مكتمل قابل للحذف.

افهم النموذج

ابدأ بتلخيص ما حققه المشروع، ثم قارن النتائج الفعلية بالأهداف وخط الأساس المعتمد. بعد ذلك، وثّق المخرجات المقبولة والعقود المكتملة، وحدد ما تبقى من مخاطر أو قضايا أو التزامات مع مسؤول وموعد لكل منها. وقبل طلب الموافقة على الإغلاق، تأكد من تسليم المعرفة والمسؤوليات إلى فريق التشغيل وتحديد طريقة متابعة المنافع. وأخيرًا، سجّل الدروس المستفادة والتوصيات، وراجع قائمة التحقق لاستكمال الموافقات والتواقيع.

مثال تطبيقي على تقرير إغلاق المشروع

لنفترض أن مشروع نظام إدارة المخازن بدأ بميزانية قدرها 500,000 ريال، بينما بلغت تكلفته الفعلية 540,000 ريال؛ أي زيادة قدرها 40,000 ريال بنسبة 8%. كما تأخر التسليم من 30 أبريل إلى 10 مايو 2025، بفارق عشرة أيام. ورغم قبول المخرجات الأساسية بمحاضر موثقة، بقي تكامل تقارير طرف ثالث دون قبول نهائي. لذلك، يوصي التقرير بإغلاق مشروط بعد اعتماد نقل هذا الالتزام إلى مدير التشغيل، مع خطة لاستكمال القبول في 30 يونيو.

أما المنافع، فأظهر القياس التجريبي انخفاض أخطاء الجرد من 100 إلى 20 خطأ شهريًا، بنسبة تحسن بلغت 80%. وإذا بلغت تكلفة معالجة الخطأ 100 ريال، فإن الوفر السنوي المقدر يصل إلى 96,000 ريال، بشرط استمرار المعدل نفسه طوال السنة. وللتحقق من استدامة التحسن، يعيد مسؤول المنافع القياس بعد ثلاثة أشهر. ثم يجمع التقرير حالة العقود وخطة تسليم المعرفة والدروس المستفادة وقائمة التحقق، وتبقى الموافقة النهائية معلقة حتى اعتماد راعي المشروع.