نموذج استقبال وتقييم طلبات المشاريع

ماذا سينشئ هذا النموذج؟

ينشئ نموذج استقبال وتقييم طلبات المشاريع ملف Excel عربيًا يضم أربع أوراق مترابطة: «الملخص»، و«سجل الطلبات»، و«Instructions»، و«Lists». ويساعد الملف على استقبال المبادرات، وتقييمها، وترتيب أولوياتها قبل عرضها على لجنة الحوكمة.

يتضمن سجل الطلبات جدول Excel قابلًا للتوسع، بينما تعرض ورقة الملخص مؤشرات عدد الطلبات وحالات المراجعة ومتوسط الأولوية وإجمالي التكلفة. بالإضافة إلى ذلك، يحسب القالب نقاط الأولوية والترتيب والقرار المقترح تلقائيًا اعتمادًا على أوزان قابلة للتعديل.

افهم نموذج استقبال وتقييم طلبات المشاريع

يبدأ استخدام القالب بتسجيل معلومات الطلب، مثل مقدم الطلب والقسم والمشكلة أو الفرصة والهدف المتوقع. بعد ذلك، تُوثّق المنافع والتكلفة والموارد والمخاطر، ثم تُقيّم المبادرة وفق خمسة معايير: المواءمة الاستراتيجية، والمنافع، والاستعجال، والمخاطر، وكفاءة التكلفة.

يُمنح كل معيار درجة من 1 إلى 5، ثم يستخدم نموذج استقبال وتقييم طلبات المشاريع الأوزان المحددة في ورقة «Lists» لحساب النتيجة من 100. وبناءً على النتيجة، يقترح الملف القبول عند 75 فأعلى، أو التأجيل عند نتيجة من 50 إلى أقل من 75، أو الرفض عندما تقل النتيجة عن 50.

ومع ذلك، يبقى القرار المقترح مؤشرًا مساعدًا وليس بديلًا عن قرار لجنة الحوكمة. لذلك، يتضمن السجل حقولًا مستقلة للقرار النهائي وملاحظاته وتاريخه ومالك المتابعة. ويمكن استخدام القالب إلى جانب دليل تحديد أولويات متطلبات المشروع عند الانتقال من اختيار المبادرة إلى ترتيب متطلباتها.

مثال تطبيقي على تقييم طلبات المشاريع

يتضمن الملف ثلاثة أمثلة قابلة للحذف. أولًا، حصل مشروع تقني لتحسين إدارة المحتوى على 80 نقطة، ولذلك جاء في الترتيب الثاني وكان القرار المقترح قبوله. ثانيًا، حصل مشروع لإعداد تقارير القيادة على 71 نقطة، فجاء في الترتيب الثالث واقترح القالب تأجيله. أما معالجة الخلل الأمني العاجل، فقد حصلت على 97 نقطة وجاءت في الترتيب الأول مع اقتراح قبولها.

توضح هذه الأمثلة كيف يحوّل نموذج استقبال وتقييم طلبات المشاريع المعلومات الوصفية إلى مقارنة موحدة. وبعد اعتماد المبادرة، يمكن توثيق نطاقها رسميًا باستخدام نموذج ميثاق المشروع، أو إعداد مبرراتها المالية والتشغيلية من خلال نموذج مبررات المشروع ودراسة الجدوى الأولية.