التدقيق Audits
التقييم، الفحص ، التدقيق Audits ، الدراسة، المراجعة، كل هذه المصطلحات تشكل مهام يقوم المدير بتنفيذها باستمرار طوال فترة العمل في المشروع.
و التدقيق هو المصطلح الذي يشمل كل هذه الأمور، أحد أهم الأهداف لعملية التدقيق هو معرفة و اكتشاف الوضع الحالي للمشروع مقارنة مع الوضع الذي تهدف خطة المشروع الوصول اليه في هذا الوقت الحالي، مقارنة ما تم إنجازه مع الخطة العامة للمشروع، من اجل معرفة الإنجازات و تطويرها و كشف المشاكل و إصلاحها والكثير يخلط بين الاختبارات والتدقيق فالاختبارات تكون للمنتجات او الخدمة المقدمة والتدقيق يكون على العمليات .
ما هو التدقيق Audits ؟
هو عملية منظمة و منهجية تهدف الى دراسة الوضع الحالي للمشروع بمختلف عناصره من اجل معرفة وضع الإنجاز و التقدم في المشروع و الالتزام بالخطة او التأخر عنها، يتم تنفيذه لأجل هدف عام هو تحسين مستوى أداء الفريق و إصلاح المشاكل و الأخطاء إن وجدت، تنفذ هذه المراجعات من قبل مدير الفريق و بعلم أفراد الفريق و كامل المعنيين بالمشروع، يتم دراسة وضع المشروع الحالي بموضوعية و حياد، و بما ان معرفة مجريات المشروع بشكل كامل قد يكون صعباً على المدير، يمكن البدء بدراسة المهام و الأنشطة بالتدريج حتى الوصول الى نظرة عامة عن المشروع، قد تشمل العناصر التي يتم مراجعتها الجدول الزمني ومقدار التأخر عنه أو مجاراته، الميزانية المخططة للمشروع و هل تم تجاوزها، مستوى الأداء الحالي و إنجاز المهام المحددة وفق الخطة، تقييم عام لدرجة تقدم و نمو المشروع، عبر مراجعة هذه العناصر يكتسب المدير نظرة دقيقة و حقيقية حول كيفية سير العمل، و يتمكن من اكتشاف المشاكل التي تعيق الإنجاز او تسبب تأخراً في احد عناصر المشروع.
خطوات تنفيذ المراجعات (التدقيق)
تعتمد القدرة على إنجاز التدقيق الناجح على طرح الأسئلة الصحيحة، ما هو هدف التدقيق، كيف سيتم تنفيذه، من مسئول عن ماذا و هل ادى عمله كما يجب، كيف و متى يجب أن تنجز المهمة و هل تم ذلك بشكل صحيح؟ يبدأ المدير بمحاولة الإجابة عن هذه الأسئلة وفق منهجية و خطوات عامة:
- التخطيط للمراجعات: في البداية يقوم المدير بتحقيق العناصر المراد معرفتها و الأهداف المرجو الوصول اليها من خلال عملية المراجعة، عليه إعلام كامل المعنيين بالمشروع بأنه سيقوم بإجراء المراجعات من أجل تحسين مستوى الاداء دون ضغوطات أو خوف من لوم احد على مشكلة ما ليضمن تجاوبهم الفعال مع المراجعات.
- تنفيذ المراجعات: الحصول على البيانات المطلوبة حول اداء المهام من اجل مقارنتها مع الخطة الأساسية، يمكن للمدير ان يلجأ الى المقابلات الفردية أو الجماعية مع أفراد الفريق و المعنيين او باستخدام استبيانات بسيطة و سريعة.
- دراسة البيانات و إنشاء ملخص للمراجعة: يتم تحليل البيانات المجموعة و مقارنة البيانات الحالية مع البيانات الهدف، لمعرفة مقدار التقدم أو التأخر عن الخطة الأساسية، يقوم المدير بوضع ملخص للمراجعات يشرح الوضع الحالي للمشروع و يضيء الى النقاط الإيجابية و السلبية في العمل من اجل تقديمه الى المعنيين بالمشروع.
- وضع خطة الاستجابة: بناء على البيانات التي تم جمعها و دراستها، يتم اكتشاف بعض المشاكل في آلية عمل المشروع و هنا يبدأ المدير بوضع خطط العمل لمواجهتها و طرحها لأفراد الفريق ليعرف كل شخص مسئوليته و موقعه في إصلاح المشاكل، من المهم الإثناء و تشجيع الأفراد الذين أدوا دورهم على أكمل وجه من اجل تشجيعهم لزيادة الإنتاجية و تحسين الأداء.
