مؤتمرات المزايدين Bidder Conferences
مؤتمرات المزايدين Bidder Conferences
مؤتمرات المزايدين Bidder Conferences هي حاجة أساسية في كل مشروع، فلا بد للمشروع من موارد ( resources ) يعتمد عليها من أجل صناعة المنتج او تقديم الخدمة، و هنا يأتي دور البائعين الخارجيين الذين ستتعامل معهم المنظمة من أجل تأمين المواد الاولية و الموارد الضرورية للمشروع، قد يكون هناك من الشركات و البائعين الخارجيين ومن الضروري التأكد ان العروض المقدمة يجب ان تتم بناء على معلومات تم تقديمها بشكل متساوٍ لجميع المزايدين.
ما هي مؤتمرات المزايدين Bidder Conferences؟
هي الاجتماعات العامة التي تجري بين مدير المشروع و المعنيين به من جهة و بين مزودي الخدمات و البائعين الآخرين من جهة اخرى.
يتم في مؤتمرات المزايدين مناقشة المشروع و المواد أو المنتجات التي تتطلبها المنظمة لنجاح مشروعها، ثم يتم عرضها على البائعين بعد طرح تقديم طلب عروض من المنظمة، يحدد موعد لمؤتمر المزايدين و يتم دعوة البائعين المهتمين إليه، و من ثم يتم شرح المشروع و احتياجاته لهم.
قد يتجاوز الأمر ذلك في بعض المشاريع حيث يمكن ان يتم شرح أهداف و رؤية المنظمة، و الظروف المتعلقة بالمشروع و بيئة العمل، و الجداول الزمنية و التكلفة الخاصة بالمشروع، و تتنوع البيانات المقدمة للمزايدين باختلاف المشروع و حجمه لكن بشكل عام يتم تقديم كافة المعلومات اللازمة والاجابة على الاستفسارات الوارده بشكل واضح وشفاف ليقرروا فيما إذا كانوا قادرين على تلبية متطلبات المنظمة ثم تقديم عروضهم فيما بعد.
أهمية مؤتمرات المزايدين
تعمل هذه المؤتمرات على الجمع بين أفراد المنظمة و المسئولين عن المشروع الذين يعرفون ما يحتاجون بالضبط، مع مقدمي الخدمات و البائعين الخارجيين الذين في جعبتهم عروض مختلفة يريدون ان يكتشفوا إذا ما كان من مصلحتهم الانضمام الى المشروع و تقديم خدماتهم او منتجاتهم أم لا.
الهدف الأساسي من مؤتمرات المزايدين هو الحفاظ على مبدأ العدالة و تكافؤ الفرص، فاجتماع المزايدين على طاولة واحدة و استماعهم الى مدير المشروع سيشكل عندهم جميعاً البيانات و المعلومات نفسها المتعلقة بالمشروع دون تحيز لطرف دون آخر، حيث يقومون بطرح أسئلتهم حول المشروع و الموارد المطلوبة منهم، و بذلك يشكلون نظرة و فهم عميق حول ما هو مطلوب منهم و بناء عليه يقررون عن ماذا كانو سيتقدمون بعروضهم النهائية أم لا.
كل شركة او بائع سيتقدم بالنهاية بعرض نهائي للمنظمة يشمل وقت و تكلفة و جودة الموارد التي سيقدمها بعد ان يتأكد انها تناسب متطلبات و اهداف المنظمة.
يجرى بعدها النظر في هذه العروض من قبل مدير المشروع و المعنيين من أجل انتقاء العروض الأفضل للمنظمة و المشروع و اعتمادها و الاستمرار بعملية الشراء.
