Process Analysis تحليل العملية

أحد مقومات نجاح العملية الإدارية للمشروع هو التحديث المستمر و الدائم للمعلومات و الدراسة و المراقبة اللصيقة لكل مجريات المشروع قدر الإمكان، تحليل و دراسة المهام و العمليات التي تجري في المشروع، و الإضاءة على العقوبات و المشاكل التنفيذية و الإدارية لإصلاحها، و تحليل العملية ( Process Analysis ) الذي يبحث عن أسهل و أكثر الطرق فعالية لإنجاز المهمة.

ما هو تحليل العملية Process Analysis؟

تحليل العملية هو مصطلح يشار به الى العملية المنهجية و المنظمة التي تعني بدراسة و تحليل مجريات و خطوات تنفيذ و إدارة عملية ما او مهمة محددة بهدف الوصول الى هدف معين.

تشمل هذه الخطوة تحليل المهمة من مختلف الجوانب الفنية و التنفيذية و الإدارية و ذلك بعد جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات و البيانات بخصوص المهمة المقصودة و تحليلها بشكل علمي من أجل كشف المشاكل و الاخطاء في العمل و الإضاءة على الطرق الأفضل لتنفيذه مما يضمن الوصول الى الهدف المقصود من المهمة و ضمان التماس المستمر و المباشر مع مجريات المشروع من قبل الإدارة.

خطوات إجراء تحليل العملية

تهدف عملية التحليل الى تحديد المصادر و الموارد المختلفة المستخدمة في تنفيذ العملية و الاطلاع على آلية تنفيذها ثم دراسة المخرجات و النتائج، و بمقارنة بيانات العناصر الثلاثة يتم استخلاص الطرق الأفضل لتوظيف الموارد للحصول على النتائج، و لكي يتم ذلك بفعالية لا بد من مجموعة من الإجراءات التراتبية:

• تحديد العملية المطلوب تحليلها: البداية هي تحديد و تعريف العملية التي تستلزم القيام بتحليلها، و دراسة وضعها الحالي من حيث التنفيذ أو الإدارة، قد يشمل ذلك أي عملية من عناصر المشروع ككل، مثل الشراء، التسويق، التصنيع او غيره.
• جمع المعلومات و البيانات المتعلقة بالعملية:و يتم في هذه الخطوة جمع أكبر كمية ممكنة من المعلومات المتعلقة بالعملية قيد التحليل، الأهداف و النتائج المتوقعة من المهمة، العقوبات التي تواجه تنفيذ العملية على النحو الأفضل، المشاكل و الأخطاء الواقعة اثناء العمل، و كامل المعلومات المتعلقة بطريقة الإجراءات و آلية العمل.
• تحليل العملية: و ذلك بدراسة البيانات المجموعة و مقارنتها و استعمال المخططات و الرسوم البيانية لتمثيل هذه البيانات و نتائج دراستها.
• وضع خطط العمل و التوصيات: بعد تحليل العملية بعمق و الاطلاع على كافة مجرياتها يتم وضع التوصيات و النتائج من حلول للمشاكل الحالية أو طرق لتطوير و تحسين العمل و طرح التصور المستقبلي عن العملية مع تحديد المصادر و الموارد المطلوبة لذلك بدقة.

يعتمد تحليل العملية على عدد من التقنيات و الوسائل المستخدمة كتحليل القيمة المضافة الذي يعتمد على دراسة و تحديد العناصر أو الخطوات ذات الفائدة و التي تضيف القيمة للعملية والاحتفاظ بها مع تحديد تلك التي ليس لها قيمة مضافة و التخلص منها، تحليل السبب الجذري أيضاً يعتمد عليه في كشف السبب الأساسي للمشكلة أو الخطأ في العملية و العمل على وضع الحلول، هناك أيضاً وسائل الملاحظة و الاستعانة بالخبراء.