التنسيق والتنظيم Seiton

تعتمد الإدارة الرشيقة في منهجيتها على مجموعة من الأدوات والأساليب التي تعبر عن الفكر الرشيق والذي نشأ في الأساس لتحسين وتعزيز عملية إدارة المشاريع، وترسيخ مبادئ التنسيق الفعال،. وكما رأينا أن السينات الخمس هي إحدى هذه الأدوات التي تستخدمها الإدارة الرشيقة لخلق بيئة عمل مناسبة لهذا الفكر الإداري، تحقق أهداف هذا النظام من حيث رفع مستوى الأداء وتحسين جودة مخرجات المشاريع.

وقد بحثنا في البند الأول من السينات الخمس وهو عملية التصنيف، أما الآن فسنرى المراحل اللاحقة التي تتبع هذه العملية والتي تؤدي في النهاية إلى خلق مكان العمل الذي يتميز بالترتيب والتنظيم والنظافة واستغلال المساحات بشكل أمثل وهو ما يعبر عن هدف نظام السينات الخمس.

العملية التي تلي عملية التصنيف هي عملية تسمى Seiton فماذا تعني هذه العملية وكيف تتم، وما هي خطواتها ومبادئها وفوائدها.

معنى مصطلح Seiton

هي أيضا كلمة يابانية يقابلها في اللغة الإنجليزية عبارة Set in order والتي تعني التنسيق والتنظيم. وتأتي هذه العملية كمرحلة ثانيه بعد اكتمال عملية التصنيف، وعملية التصنيف كما شاهدنا أنها تقوم على فصل العناصر الضرورية عن غير الضرورية. بعد اكتمال مرحلة التصنيف أصبح الآن لدينا في بيئة العمل فقط المواد والأدوات الضرورية والهامة لإنجاز مهام المشروع وهنا يأتي دور عملية التنسيق، التي تهدف إلى تنسيق الأدوات والأشياء الباقية في مكان العمل وترتيبها بهدف تحسين بيئة العمل وتنظيم العناصر اللازمة لإنجاز المشروع وترتيبها في أماكنها، بحيث أن يكون كل شيء في مكانه الصحيح، والهدف من هذه العملية هو زيادة كفاءة ومستوى الأداء للفريق وتعزيز إمكانية الوصول للأداة المطلوبة في وقتها اللازم بسهولة وسرعة وكفاءة وهذا يعني بالطبع أداء أفضل وإنجاز أسرع وأكثر فعالية.

يمكننا أن نرى أن مراحل ومبادئ نظام السينات الخمس مرتبطة فيما بينها وتصب في النهاية في هدف واحد هو خلق بيئة العمل الرشيقة المثالية.

المبادئ الأساسية لعملية التنسيق Set in Order

والآن كما هو الحال في عملية التصنيف سنذكر بعض المبادئ الأساسية التي تعتمد عليها عملية التنسيق والتي عند الالتزام بها ستجري عملية تنسيق أدوات وعناصر المشروع بالشكل الأفضل.

• الفعالية والكفاءة: في حقيقة الأمر فإن تحسين كفاءة العمل هو الهدف الجوهري لعملية التنسيق. في الأساس فإن هذه العملية تهدف إلى أن يكون كل شيء في مكانه الصحيح، بمعنى أن يتم الوصول إلى الأداة عند الحاجة إليها بسرعة وسهولة وتوفير الوقت والجهد الضائع في البحث عنها، هذا يعني حركة وجهد أقل ووصول أسرع لكل ما يحتاجه إنجاز المهمة خلال دورة حياة المشروع.فعندما يكون كل شيء منظما ومرتبا لن تحتاج إلى إضاعة الوقت في البحث عن شيء أو أداة تحتاجها لإتمام العمل والانتقال إلى المرحلة التالية وهذا هو المبدأ الجوهري لعملية التنسيق.
• إمكانية الوصول Accessibility: من الأمور المهمة التي يجب أخذها بعين الإعتبار من قبل مشرف المشروع حين القيام بعملية التنسيق وإتاحة الوصول إلى الأدوات والموارد اللازمة لإتمام العمل بسهولة وسرعة خصوصا تلك التي يتم استخدامها بشكل يومي أو شبه يومي،دون الحاجة إلى ضياع الوقت وصرف الجهد في البحث عنها والوصول إليها.
• التنظيم البصري: أحد المبادئ الهامة والمفيدة والتي غالبا ما يتم العمل بها عند القيام بعملية التنسيق في الإدارة الرشيقة هي التنسيق البصري، والتي تعني الاعتماد على العناصر البصرية كالبطاقات الملونة والألوان واللوائح وغيرها من عناصر المساعدة البصرية والتي تساعد فريق العمل في التوجه نحو الأداة أو العنصر الذي يحتاجونه بسهولة وسرعة. مثال على ذلك أن تضع مجموعة الأدوات الخاصة بإنجاز مهمة معينة أو تشغيل آلة معينة ضمن حاوية حمراء فهنا جميع أفراد الفريق يعرفون أنهم حين يحتاجون هذه الأداة المعينة عليهم أن يتوجهوا إلى هذا المكان المحدد.
• الأمان Safety: وهو أيضا مبدأ هام من مبادئ عملية التنسيق Set in order فخلال هذه العملية يجب الانتباه إلى ضرورة وضع وترتيب مجموعة الأدوات والعناصر الخاصة بالمشروع بطريقة آمنة تحد من معدل الخطر وتقلل من احتمال حدوث الأذيات والإصابات بين أفراد الفريق.

فوائد التنسيق Seiton

عندما تنجح في خلق بيئة عمل منسقة ومرتبة بطريقة فعالة فإن هذا حتما سيعود عليك بفوائد كثيرة، وعملية التنسيق نشأت في الأساس من أجل هذه الفوائد ولأجل استغلالها في تحسين مستوى العمل ورفع مستوى الأداء، و سنلخص بعضا من هذه الفوائد:

• تحسين الفعالية. فكما شرحنا في مبادئ عملية التنسيق تهدف هذه المنهجية إلى رفع مستوى الكفاءة عن طريق وضع كل شيء في مكانه المناسب وتوفير الوقت والجهد في البحث عنه.
• زيادة الإنتاج. عندما يستطيع فريق العمل التركيز على أداء عملهم وإنجاز مهامهم بدلا من صرف الوقت في البحث عن أداة يحتاجونها أثناء العمل ستسير عمليات المشروع بشكل أفضل وأسرع وأكثر سلاسة ورشاقة وهذا يعني بالطبع زيادة الإنتاجية وتحسين مخرجات المشروع.
• تقليل المخلفات. الفوضى بشكل عام تعني المزيد من المخلفات والنفايات الناتجة عن العمل وعملية التنسيق تضمن بيئة منظمة واحترافية يتواجد فيها فقط كل ما هو ضروري وفي مكانه المناسب مما يعني مخلفات أقل.
• بيئة أكثر أمانا. يمكن رؤية هذه الفائدة بشكل أكبر خصوصا حين يتم تنسيق الأدوات والأجهزة والعناصر التي يحتاجها الفريق في العمل لكنها تشكل خطرا على سلامة الفريق، فبتنسيقها وترتيبها و وضعها في مكان بعيدا عن مسار حركة الفريق لكنه من السهل الوصول إليه سيجري العمل بشكل أكثر تنظيما وأكثر أماناً.
• تعزيز عملية تدريب الموظفين. عندما يأتي موظف جديد وينضم إلى فريق العمل في بيئة قائمة على مبادئ السينات الخمس ومنها عملية التنسيق سيستغرق وقتا أقل وجهدا أقل للاندماج مع فريق العمل في هذه البيئة، فكل شيء مرتب ومنظم وفي مكانه الصحيح ما يسهل على الموظف الجديد تعلم مواقع الأدوات التي سيحتاجها وبشكل عام سيسهل ويسرع فترة تدريبه وستكون أكثر فعالية وفائدة.
• استغلال المساحات. بالطبع فإن ترتيبه عناصر وأدوات المشروع ضمن أماكن خاصة لكل مجموعة أو فئة سيقلل من المساحة التي تشغلها هذه الأدوات، ما يعني مساحة تحرك أكبر وراحة أكثر.

خطوات عملية التنسيق Seiton

كغيرها من مقاربات ومنهجيات الإدارة الرشيقة تقوم عملية التنسيق على مجموعة من الخطوات المتتابعة التي تضمن في النهاية الوصول إلى البيئة المنظمة التي يهدف إليها نظام الإدارة الرشيقة. وسنعرض هذه الخطوات باختصار:

• تصميم المواقع والأماكن Location Design: وهي الخطوة الأولى في عملية التنسيق حيث يتم تحديد الأماكن الخاصة بتخزين وترتيب الأدوات الضرورية للمشروع ضمن مساحة العمل، ويتم ذلك بناء على أهمية كل أداة ومدى تكرار استعمالها.
• تنظيم الوسائل البصرية: ومهمتها الإشارة إلى الأماكن الخاصة بالأدوات والتجهيزات المختلفة والاستدلال على مكان تواجد كل أداة، وتشمل هذه الوسائل الكروت والبطاقات الملونة واللافتات واللوائح وغيرها.
• الأسهم والإشارات: يمكن الاستعانة بهذه الوسائل عن طريق توظيفها على أرضية مكان العمل حيث تسهل على أفراد الفريق الوصول إلى الأدوات التي يحتاجونها العمل بسرعة وسهولة وتنظم مسار الحركة في المشروع.
• إنشاء الملصقات الواضحة: الملصقات التعريفية أداة أساسية في عملية التنسيق حيث تعرف، بفئة ونوعية الأدوات الموجودة في مكان التخزين المحدد، لذلك يجب أن يكون الملصق واضحا وسهل القراءة. ويحوي الملصق التعريفي معلومات مثل اسم الأداة المخزنة في هذا الموقع وعدد القطع بالإضافة إلى معلومات الأمان والحماية.

أما باقي الخطوات لضمان عملية تنسيق مثالية فهي شبيهة بعملية التصنيف، من تدريب الفريق وتأهيله للالتزام بهذه المنهجية المنظمة والعمل بها، و المراقبة المستمرة لوضع ساحة العمل وتنسيقها بالإضافة إلى عملية التوثيق المهمة لدراسة نتائج هذه المنهجية وآثارها على المشروع.