المنهجة والمعيارية Seiketsu

تهدف الإدارة الرشيقة للمشاريع إلى بناء نظام للعمل يتميز بالمرونة والسلاسة في الأداء والإنجاز والتخطيط لكنه أيضا مبني على نظام عمل متسلسل ومنهجي يوضح كل شيء يجب أن ينجز ومتى يجب أن يتم ذلك. وأحد أدوات الإدارة الرشيقة القائمة على هذا المبدأ هي المرحلة الرابعة من منهجية السينات الخمس والتي تسمى في اليابانية Seiketsu.

هذا المصطلح الياباني يوافق في الإنجليزية كلمة Standardize التي تعني المعايرة أي بناء نظام معياري للعمليات والخطوات التي سيتم بها إنجاز مهام المشروع، ويمكن أيضا أن يوافق كلمة Systemize والتي تخدم نفس المعنى. طبعا فإن هذا النظام الممنهج ما الذي تضمنه هذه المرحلة يقوم على المعايير والأسس المحققة في المراحل المحققة في المراحل السابقة من منهجية السينات، ويأتي ليكملها في إطار خلق بيئة ونظام عمل يقوم على التنظيم والتنسيق وإنشاء مكان عمل احترافي يحقق معايير المشروع الرشيق.

التنظيم والفعالية والكفاءة في الأداء هي مبادئ تلتزم بها عملية Seiketsu كما غيرها من عناصر السينات الخمس، وتشمل هذه المرحلة إنشاء سلسلة من العمليات والخطوات التي يتم العمل وفقها، هذا النظام الممنهج يعتمد على التغيرات والتحديثات التي حصلت في المراحل السابقة من السينات الخمس، ويهدف إلى ضمان أن كل تحديث وتطوير في آلية العمل والأداء سيتم دعمه وتعزيزه بشكل مستمر.

يمكن القول أن عملية المنهجة Standardize هي دمج وجمع لمبادئ المراحل السابقة من السينات الخمس وقولبتها في نظام عمل شامل مكون من سلسلة من الأوامر والعمليات المعيارية والموافقة مع الإدارة الرشيقة وهدف السينات الخمس.

مبادئ أساسية في Seiketsu

هناك مجموعة من المبادئ أو الخطوط الأساسية التي تعتمد عليها هذه المرحلة من السينات الخمس والتي تساعد الفريق الرشيق على تطبيق هذه الأداة Seiketsu بشكل مثالي وعالي الجودة وسنستعرض بعض هذه المبادئ:

• المنهجة والتنظيم Systemize and Organize: إنشاء سلسلة من الأوامر والعمليات والممارسات التي يمكن للفريق الالتزام بها والحفاظ عليها خلال دورة حياة المشروع، هذه العمليات الممنهجة قائمة على مبادئ السينات الخمس من التنظيم والتصنيف والتنظيف.
• وسائل المساعدة البصرية Visual Aids: اللجوء إلى الوسائل البصرية كالملصقات والأسهم واللوائح وغيرها من أجل مساعدة الفريق على تعرف الخطوات القادمة وفق المنهجية الموضوعة والتعرف على المعايير المطلوبة في العمل والالتزام بها.
• التحسين المستمر Continuous improvement: تقوم Seiketsu على مبدأ جوهري وهو التحسين والتطوير المستمر عبر المراجعة الدورية لمجريات العمل والأداء وتطوير معايير منهجية العمل للحصول على أفضل المخرجات بشكل دائم.
• الالتزام بالمعايير Commitment to criteria: على جميع أفراد المشروع أن يكونوا على دراية بالمعايير الموضوعة للعمل بها والالتزام بهذه المعايير بشكل مستمر في جميع العمليات والمهام التي يقومون بها.

فوائد عملية المنهجة

تتشابه هذه المرحلة مع سابقاتها من منهجية السينات الخمس في الفوائد التي تضيفها إلى المشروع بشكل عام وأداء الفريق بالتحديد.

العمل بمنهجية منظمة وفق معايير محددة حددتها Seiketsu سيودي إلى زيادة الفعالية وكفاءة الأداء إضافة إلى تعزيز وزيادة الإنتاج في المشروع، إضافة إلى ذلك فإن العمل بمنهجية موحدة وثابتة يمنح فرصة مميزة لتدريب فريق المشروع على العمل التعاوني وتعزيز آليات وأساليب التواصل فيما بينهم مما يعني فريقاً أكثر خبرة وكفاءة وجودة في الأداء.

بالإضافة إلى هذه المنافع فإن هذه العملية كما منهجية السينات الخمس بشكل عام تساعد على خلق بيئة عمل منظمة أكثر راحة لفريق المشروع، فعالية أكبر، نفايات وأخطار أقل، جودة أعلى في الأداء والمخرجات، كل هذا يجسد أهداف ومبادئ الإدارة الرشيقة.