مراحل بناء الفريق الرشيق

تختلف خطوات ومراحل بناء الفريق الرشيق الخاص بالمشروع حسب الرؤية والاستراتيجية التي تختلف من مدير الى آخر، لكن هذه الطرق تتشارك جميعها بالمبادئ والأساسيات التي تحدثنا عنها والتي تعبر عن الفكر الإداري الرشيق وترسخه في بيئة العمل.لعل أحد أشهر منهجيات بناء الفريق Team Building في الإدارة الرشيقة هي ما وضعه العالم بروس توكمان Bruce Tuckman. ففي عام 1965 وضع منهجية لتطوير المجموعات مؤلفة من خمس مراحل، هذه المنهجية يعتمدها أغلب دارسي ومدراء المشاريع الرشيقة في بناء فريق العمل الذي سيتولى إنجاز المشروع.هذه المنهجية ذات المراحل الخمس تقدم آلية لتكوين الفريق ثم نموه وتحسينه، وضع خطط العمل وبرامج المهمات، التعامل مع التغيرات التي يمكن أن تطرأ كالعمل الإضافي غير المخطط له مسبقا، ووضع الحلول للمشاكل التي قد يواجهها الفريق خلال العمل. ولعل أهم أسباب شهرتها واعتمادها في الإدارة الرشيقة هي مبادئها التي تضمن إنشاء فريق عمل سيكون قادرا بالتدريج على قيادة نفسه بنفسه وتحقيق مبادئ الإدارة الرشيقة في القيادة الذاتية والمرونة والتكيف والتعاون والتواصل.فما هي مراحل هذه المنهجية وكيف يمكن تنفيذها وبناء الفريق وفق مبادئها؟ وما هي تفاصيل كل مرحلة وكيف يتم الانتقال من مرحلة الى التي تليها؟ سنتعرف الآن تفاصيل منهجية توكمان.

المرحلة الأولى: التشكيل Forming

هي أولى مراحل بناء الفريق الرشيق، ويتم في هذه المرحلة انتقاء الأفراد حسب المؤهلات والخبرات وجمعهم ضمن فريق واحد وفي مكان واحد، الجميع سيكون متحمسا ونشيطا ويترقب ما هو قادم. يتم هنا تقديم الفريق ومناقشة خلفيات الأفراد من خبرات ومهارات وما هي اهتماماتهم وما يمكن أن يقدموه للمشروع، يجري أيضا مناقشة أهداف المشروع والبيئة العامة للعمل والجدول الزمني إضافة إلى دور ومهام كل فرد من الفريق.تركز هذه المرحلة على أعضاء الفريق أكثر من تركيزها على الإنتاجية أو العمل، حتى الآن أعضاء الفريق مازالوا يتعرفون الى بعضهم ويتناقشون ويطرحون وجهات نظرهم، وهذا هو المنطلق الى المرحلة التالية.

المرحلة الثانية: العصف Storming

بعد أن تم اختيار الأعضاء المشاركين في الفريق وما جرى من نقاش وتوضيح لأرضية العمل وخلفيات الأفراد في المرحلة الأولى، ستظن كمدير أن كل شيء يجري بسلاسة وبشكل ممتاز، وبسبب النشاط والحماس الأولي الذي أبداه الفريق في المرحلة الاولى لن تكون قادرا على ملاحظة أخطاء وعيوب الأفراد قبل هذه المرحلة، والعصف هو أن يخضع الفريق لعبء المهام والواقع، ففي هذه المرحلة ستبدأ الأخطاء بالظهور وستكتشف أنك كمدير عليك العمل بجهد لتنشئ الفريق الذي تتمناه، قد يظهر الكثير من الخلافات بين أفراد الفريق في هذه المرحلة لكنها شيء طبيعي في أي مجموعة من الناس ولا داع للقلق الزائد، دورك في هذه المرحلة هو السيطرة على الانفعالات والأخطاء، وعوضا عن تجنب الخلافات والهرب منها عليك حلها ومناقشتها وفض الخلاف دون أي تمييز بين الأعضاء، ثم العمل معهم على الوصول الى جذر المشكلة لحلها وعدم تكرارها خلال العمل.

المرحلة الثالثة: التسوية Norming

في الحقيقة فإن هذه المرحلة شبيهة بسابقتها، لا زال عليك اكتشاف الأخطاء وحل الخلافات، لكن ما يميز هذه المرحلة هو أنك بالفعل تعرفت على أخطاء وعيوب الفريق في مرحلة العصف ووجدت بالفعل طريقتك لفض الخلافات وحل المشاكل، في هذه المرحلة أيضاً ستقوم كمدير بمدح الأفراد وتشجيعهم ومكافأتهم لتصرفاتهم الإيجابية والمفيدة للعمل على الرغم من إدراكك لأخطائهم لكن عليك تشجيعهم على كل ما هو إيجابي للفريق والمشروع. في هذه المرحلة ستبدأ وجهات النظر بالتقارب وسيبدأ السلوك الايجابي بالسيطرة على مناخ الفريق، وهي المرحلة التي سيبدأ بها الفريق بتحقيق الإنتاجية الفعلية، حيث سيعمل كل فرد كوحدة فعالة ومنتجة من مجموعة أكبر تشترك بالرؤية والهدف.

المرحلة الرابعة: الإنجاز Performing

وهذه هي مرحلة الأداء والإنتاجية الحقيقية، بعد المراحل السابقة ستحصل على فريق مكون من مجموعة من الأفراد الذين لديهم مهام معينة يقومون بها ويتواصلون ويتعاونون فيما بينهم لتحقيق الهدف المنشود، فريق متحفز ونشيط يعمل بفعالية وكفاءة لتحقيق أهداف المشروع ويعرف أخطاءه ويتجنبها.هذه المرحلة هي الأكثر إنتاجية بين جميع المراحل والوصول إليها ليس بالأمر السهل، فالفريق الذي استطاع الوصول إلى هنا هو فريق قام أفراده بمواجهة مشاكلهم وحل نزاعاتهم وتوحيد وجهات نظرهم فيما يخدم هدف المشروع، وبالطبع فإن هذا الأمر يحتاج الكثير من الجهد الفردي والجماعي والتواصل الفعال بين أعضاء الفريق.

المرحلة الخامسة: الفض Adjourning

أضاف توكمان هذه المرحلة الى منهجيته لاحقا عام 1977 وحتى ذلك الوقت كانت أربع مراحل فقط وهو ما يمكن أن تشاهده في الكثير من المراجع.مرحلة الفض هي الوقت الذي سيتم فيه حل الفريق الذي عمل أفراده سوية وتشاركوا الأهداف والرؤى، أي تفكيك الفريق بعد الانتهاء من العمل وإنجاز المشروع وتسليمه.