أدوات التحكم في التغيير Change Control Tools
أدوات التحكم في التغيير Change Control Tools
يخضع العالم اليوم للكثير من التغييرات بشكل مستمر، و المشاريع ليست استثناءً من هذه التغيرات، فسير العمليات و المهام أثناء إدارة المشروع معرضة لحدوث التغير سواء بشكل خارجي مفروض أو بشكل داخلي مقترح من قبل المعنيين، على المدير امتلاك مهارة التعامل مع التغيرات من أجل ضمان أنها لن تضر بالمشروع، بل عليه إيجاد خطة العمل التي تضمن التكيف مع أدوات التحكم في التغيير Change Control Tools و التغيرات و جعلها مفيدة للمشروع.
ما هي أدوات التحكم في التغيير Change Control Tools؟
هي مجموعة من الأساليب و الأدوات المستخدمة في إدارة المشاريع بهدف التعامل مع التغييرات الواقعة على سير المشروع أو عناصره، و ذلك بهدف التكيف الناجح و الفعال مع هذه التغييرات و توجيهها نحو مصلحة المشروع و فائدته، تستخدم هذه الأدوات من أجل تسهيل و تحسين كفاءة عملية التعامل مع المتغيرات.
التغيير هو أمر محتوم سواء كان بشكل خارجي غير إرادي كظروف الطقس او المرض أو غيره، أم كان التغيير قادماً من داخل المنظمة، فأحياناً يمكن ان يطلب المعنيين بالمشروع إجراء بعض التغييرات، قد يكون ذلك لإضافة ميزات جديدة و تحسين جودة المنتج، أو لإصلاح مرحلة ما يرون أنها تحمل بعض الأخطاء، تتعدد الأسباب و مع ذلك فإن على المدير أن يتعامل بشكل دقيق و فعال مع هذه التغييرات، في البداية تحديد التغيير الذي يطلبه المعنيون، ثم دراسته و معرفة ما إذا كان مفيداً للمشروع أم لا، ثم الموافقة عليه أو رفضه، تتم الموافقة على التغيير فقط في حال كان يحمل فائدة للمشروع دون تجاوز أو الإضرار بعناصره كالجدول الزمني و الميزانية.
أهمية التحكم في التغيير
قد تكون التغييرات ذات فائدة عظيمة للمشروع، و على العكس قد تلحق الضرر به، على مدير المشروع دراسة هذه التغييرات بدقة من أجل تحديد الطريقة الأفضل للتعامل معها، حتى التغييرات الخارجية يجب أن يتم حساب و توقع حدوثها و إنشاء الخطط المسبقة للتعامل معها، فحصول تغيير على مسار المشروع دون أن يتم دراسته مسبقاً قد يسبب أضرار كبيرة للمشروع كالتأخر عن الجدول الزمني في محاولة إصلاح الضرر الناجم عن التغيير او تجاوز التكلفة المقدرة للمشروع في محاولة إصلاحه، التخطيط للتغيير و توقع حدوثه يبقي المشروع في امان من الضرر، بل يمكن أن يتم توجيه هذا التغيير بحيث يحسن من العمل و الأداء و الحصول على النتيجة المرغوبة.
أدوات التحكم في المشاريع يمكن أن تكون أساليب يدوية يستخدمها المدير في تحليل التغيرات و التحكم بها، أو برمجيات تساعده على تنظيم آلية التعامل مع التغيرات المقترحة من المعنيين، تستخدم من أجل دراسة التغير، توقع مدى الضرر او الفائدة الناجمة عنه، مقارنة الوضع الحالي مع الوضع المستقبلي في حال حدوث التغيير، تهيئة فريق العمل و المعنيين من اجل التعامل الصحيح مع التغيرات و وضع الخطط الفعالة معها و توجيهها بما يحقق مصلحة المنظمة.
