التصنيف Seiri

منذ نشأة نظام الإدارة الرشيقة وإبداعه لمفاهيم ورؤى جديدة في قيادة وإدارة المشاريع، اتخذ هذا النظام الإداري العديد من الأدوات والمنهجيات التي تخدم كوسائل مساعدة في تنظيم وخلق بيئة العمل التي تسمح بممارسة الإدارة الرشيقة.والسينات الخمس هي إحدى مجموعات هذه الأدوات الرشيقة كما تحدثنا عنها سابقا لكننا سنخوض في كل واحدة منها على حدى لنتعرف طريقة تفكير وتخطيط النظام الإداري الرشيق وأولها هي التصنيف Seiri. لسينات الخمس ببساطة أوجدت ليكون المشروع الرشيق رشيقا بكل ما تعني الكلمة، السلاسة، السهولة، التنظيم والكفاءة هي أبرز القيم الهدف لنظام السينات الخمس، وسنتعرف على أول مبدأ منه والذي يشكل خطوة الانطلاق نحو المبادئ الأخرى.

أصل ومعنى كلمة Seiri

ندرك أن نظام الإدارة الرشيقة انطلق من اليابان، لذلك كان من الطبيعي أن تكون مصطلحاته الرئيسية كلمات يابانية، وبالفعل فإن كلمة seiri هي كلمة يابانية يقابلها في اللغة الإنجليزية كلمة Sortالتي تعني بالعربية (التصنيف).

يمكننا أن ندرك الآن لماذا قلنا أن التصنيف هو الخطوة التمهيدية الأولى ضمن منهجية السينات الخمس، ببساطة لأنه عليك بالبداية أن تصنف الأدوات والأجهزة والمعدات في بيئة المشروع ثم تستطيع أن تأخذ الإجراءات المناسبة مع كل مجموعة قمت بتصنيفها مسبقاً؛ مثلا مجموعة ضرورية للعمل ومجموعة أخرى احتمال احتياجها في المشروع ضئيل، يمكنك أن تتخلص من الأخيرة حالياً وهنا بالفعل قد عملت وفق منهجية السينات الخمس.

Seiri هي مقاربة أو منهجية منظمة يعمل بها نظام الإدارة الرشيقة، تركز بشكل أساسي على تنظيم وتصنيف المواد والأدوات الموجودة ضمن بيئة العمل، كما ذكرنا سابقاً كمثال أن تصنف الأدوات المتواجدة في مكان العمل إلى ضرورية للمشروع وأخرى غير ضرورية، هذا هو جوهر التصنيف.

حسنا قمت بخطوة التصنيف وفصلت الأشياء الضرورية عن غير الهامة، ما هي الفائدة؟! في حقيقة الأمر فإن الفائدة كبيرة خصوصاً إذا كنت تعمل وفق النظام الرشيق في إدارة مشروعك، كبداية أنت قمت بترتيب الأدوات أمامك وفق الأولوية، هذا يعني أن تركيزك سيكون في المكان الصحيح وعلى الأشياء التي ستحتاجها حقا لإنجاز العمل، الأمر الأهم والذي يمكن أن نعتبره الهدف المبدئي والجوهري لعملية التصنيف Sortingهو خلق بيئة عمل نظيفة، مريحة، بمساحات كافية، مما يعني المزيد من التنظيم والفعالية والكفاءة في العمل وبالطبع سينعكس ذلك إيجاباً على مخرجات المشروع.

مبادئ رئيسية للقيام بالتصنيف Sorting

حين ننظر إلى الأمر من الممكن أن نعتقد أن عملية التصنيف والتنظيم للأدوات والعناصر في مكان عمل المشروع يمكن أن تأخذ وقتاً وجهدا أو أن تكون صعبة نوعا ما خصوصاً في المشاريع الضخمة التي تشتمل على كميات ضخمة من الأدوات والأشياء والموارد، لكن نظام الإدارة الرشيقة حدد مجموعة من المبادئ والتوجيهات الأساسية التي ستجعل عملية التصنيف أكثر سهولة وسرعة وفعالية، وسنتحدث عن بعض هذه المبادئ.

ابدأ بأن تقوم بفصل الأشياء الضرورية عن الأدوات قليلة الأهمية، وكما ذكرنا هذا هو جوهر عملية التصنيف، حيث تتمحور هذه العملية حول تحديد الأدوات والمواد التي سيتم استخدامها ابدأ بأن تقوم بفصل الأشياء الضرورية عن الأدوات قليلة الأهمية، وكما ذكرنا هذا هو جوهر عملية التصنيف، حيث تتمحور هذه العملية حول تحديد الأدوات والمواد التي سيتم استخدامها بشكل يومي خلال دورة حياة المشروع والإبقاء عليها ضمن بيئة العمل، وتحديد الأشياء والأدوات التي نادرا ما ستحتاج إليها ويمكن الاستغناء عنها ثم التخلص منها ونقلها خارج بيئة العمل، بهذا أنت حافظت في مكان العمل على ما ستحتاجه فقط وسيكون في متناول يديك وستتخلص من أي أدوات تشغل مساحة إضافية دون ضرورة ويمكن أن تسبب إعاقة للحركة أو العمل.

ضمن هذا الهدف عليك أن تعمل وفق مبدأ تحديد الأولوية، أي أن الأدوات الأكثر أهمية هي فقط التي ستبقى في مكان العمل وأي أداة أو غرض لن تحتاجه بشكل مستمر سيتم التخلص منه، هذا يعني فعالية أكبر في الأداء والعمل، إلى جانب أمر هام وهو تحقيق مبدأ الحد من الخطر، عبر إزالة الأشياء غير اللازمة للعمل ستكون قد قللت من معدل وخطر إصابات العمل والحوادث في مكان العمل، لأن الفوضى تعني الخطر، وتنظيم بيئة العمل سيخلق بيئة أكثر أماناً لأفراد الفريق، مما يعني عملا أكثر راحة وفعالية.

فوائد عملية التصنيف Seiri

بعد الحديث عن خطوات ومبادئ عملية التصنيف وفق منهجية السينات الخمس، ربما أصبح واضحاً الأهمية والفوائد الكثيرة لتطبيق هذه العملية ضمن بيئة العمل، وسنلخص بعضاً من هذه الفوائد هنا:

• عمليات أبسط، أداء أفضل. حين تقوم بتحديد وتنظيم الأدوات التي ستحتاجها في العمل ستكون على دراية متى ستحتاج هذا الشيء وأنه سيكون في متناول يديك، هذا يعني عمليات موجهة بدقة أكبر وتجري بسلاسة أكثر مما ينعكس على جودة الأداء والعمل.

• أمان أكبر وأخلاقيات عمل أعلى. التخلص من الأشياء غير الهامة للمشروع خلال عملية التصنيف يعني أن هناك أدوات وفوضى أقل ضمن بيئة العمل مما يقلل خطر الأذيات والإصابات ويخلق بيئة أكثر راحة وأمانا لفريق العمل، الأمر الهام الآخر هو أن العمل ضمن بيئة منظمة نظيفة وآمنة سينعكس في النهاية على سلوك أفراد الفريق بشكل طبيعي، سيعملون بانتظام وتنسيق كما هي البيئة المحيطة بهم، هذا يعني رفع مستوى أخلاقيات العمل عند الفريق.

• تكاليف أصغر و نفايات أقل. تنظيم مكان العمل والتخلص من كل ما هو غير ضروري يعني التخلص من النفايات الناتجة عن المشروع وتقليلها، بالإضافة إلى ذلك فإن وجود العناصر اللازمة للعمل مرتبة وجاهزة يعني تكاليف أقل بالمقارنة مع تشغيل أو استخدام أدوات غير ضرورية بالحقيقة للعمل مما يعني الجهد والوقت وتكلفة التشغيل دون أية فائدة.

• تحسين مستوى الجودة. يمكن القول أن هذه الفائدة هي أيضاً هدف أساسي لنظام الإدارة الرشيقة بكل منهجياته وأدواته.