مصفوفة الاحتمالات والتأثير Probability and Impact Matrix
مصفوفة الاحتمالات والتأثير Probability and Impact Matrix
كل مشروع يحمل مخاطر ومصادر تهديد تتنوع من حيث أهميتها ودرجة خطورتها و تتعدد حسب طبيعة المشروع، و على فريق الإدارة تولي التعامل مع هذه المخاطر بفعالية و قوة، من المؤكد أنه ليس هناك مدير او فريق يستطيع تولي كل المخاطر و التخلص منها، لذلك المسئولية تبقى في تحديد أهمية المخاطر و تصنيفها من أجل تحديد الأكثر أهمية للتعامل السريع و الفعال معها، و هو ما توفره مصفوفة الاحتمالات و التأثير (Probability and Impact Matrix).
ما هي مصفوفة الاحتمالات والتأثير Probability and Impact Matrix؟
هي أحد الأدوات المساعدة لمدير المشروع في تصنيف المخاطر حسب اهميتها و درجة خطورتها و ضرورة التعامل معها، عن طريق دراسة احتمالية حصول الخطر و تأثيره على سير العمل و هدف المشروع تتشكل رؤية اولية عن أولوية الخطر في التعامل معه ثم تمثيله على هذه المصفوفة في موقعه المناسب، بالطبع تتنوع درجة الخطورة لكل خطر و تتراوح من المنخفض الى الخطورة المرتفعة، المخاطر ذات الأولوية العالية تحتاج الى تعامل سريع و وضع الخطط الفورية لحلها و التعامل معها مما يضمن استمرار المشروع و عدم تهديده و حصول الخسائر، أما المخاطر ذات احتمال الحدوث المنخفض و التأثير الضعيف فيمكن تأجيل التعامل معها.
كيفية إعداد مصفوفة المخاطر (مصفوفة الاحتمالية و التأثير)
بعد جمع البيانات المتعلقة بالمخاطر المهددة للمشروع سواء الداخلية او الخارجية، يقوم المدير بدراسة هذه البيانات و تحليلها و تحديد احتمالية حصولها و مدى تأثيرها على المشروع بالهدف او النتيجة، عند ذلك يتشكل لدى المدير تصور عن اهمية كل خطر و أولويته، إلا ان المخاطر قد تكون كثيرة و المنظمة غير قادرة على التعامل معها جميعها، هنا يقوم المدير بإعداد مصفوفة المخاطر لتحديد المخاطر ذات أولوية التعامل معها، المصفوفة بشكل عام تتكون من عنصرين عمودي و أفقي و مصفوفة المخاطر ليست استثناء، محور يمثل احتمالية الخطر و محور آخر يمثل تأثير هذا الخطر على المشروع، يمكن إعداد مصفوفة من ثلاثة خلايا تشكل درجة أو قيمة الاحتمالية او التأثير بدرجات (منخفض، متوسط، مرتفع) و يمكن تفصيلها أكثر الى خمس خلايا في كل عنصر (منخفض جدا، منخفض، متوسط، مرتفع، مرتفع جداً)، بعد ذلك يتم تسجيل كل من المخاطر في الموقع المناسب له على المصفوفة بمقاطعة درجة احتمالية حدوثه مع قوة تأثيره على العمل، المخاطر ذات احتمالية الحدوث العالية و قوة تأثير كبيرة تشكل خطورة كبيرة و يجب وضع الخطط للتعامل معها على الفور، اما تلك ذات احتمال الحدوث و التأثير الضعيفين يمكن تجاهلها حالياً، يمكن إضافة الألوان للمصفوفة لتعبر عن درجة الخطورة، بالتالي عند النظر الى الخطر بموقعه في المصفوفة يمكن تحديد و معرفة أولويته و متى و كيف سيتم التعامل معه.
تصنيف المخاطر و وضع الأولويات يعتبر ضرورة أساسية في إدارة المشاريع، فإضاعة الوقت على أحد المخاطر الذي من المحتمل ان يحدث لكن بشكل ضعيف، أو الذي ليس له تأثير أو يؤثر بشكل ضعيف على المشروع، يمكن أن يسبب ضياع الوقت و الجهد و المال، بل أخطر من ذلك يمكن أن يفسح المجال أمام خطر ذو أولوية اعلى و التسبب بأضرار للمشروع بسبب الانشغال بالخطر الأقل أهمية.
