التنظيف Seiso

تتكامل عناصر ومراحل منهجية السينات الخمسة وتتفاعل فيما بينها، فكل مرحلة مرتبطة بما سبقتها وستؤدي إلى المرحلة اللاحقة، وبعد اكتمال مرحلتي التصنيف والتنظيم وتحقيق الهدف منهما وهو إنشاء بيئة منظمة نحوي فقط ما هو ضروري لعمل المشروع، تأتي بعد ذلك المرحلة الثالثة في المنهجية وهي مرحلة التنظيف Seiso.

معنى مصطلح Seiso

هو مصطلح ياباني كما مصطلحات منهجية السينات الأخرى وترجمته في اللغة الإنجليزية هي Shine أو Clean. بمعنى التنظيف، بالتالي فإن المرحلة التالية لعملية تنظيم الأدوات والأشياء اللازمة والضرورية لعمل الفريق بهدف خلق بيئة عمل منظمة هي عملية تنظيف هذه البيئة وتحويلها إلى مكان عمل آمن ونظيف.

لا بد أن ندرك أن النظافة ذاتها هي سلوك هام عند اليابانيين، بل هي ثقافة متأصلة في سلوكيات وممارسات الثقافة اليابانية، لذلك كانت عملية “التنظيف” على قدر كبير من الأهمية في منهجية السينات الخمس.

من وجهة نظر الإدارة الرشيقة فإن الهدف الأساسي لمرحلة التنظيف كما غيرها من السينات الخمس هو خلق بيئة عمل تتمتع بالتنظيم والترتيب والنظافة والانسجام، بهدف الوصول إلى مكان عمل أكثر راحة وفعالية وكفاءة.

المبادئ الأساسية لعملية التنظيف Shine

كسابقاتها من السينات الخمس يمكننا تحديد بعض الخطوط العريضة والمبادئ الأساسية التي يمكن أن تساعدنا على ممارسة عملية “التنظيف” بفعالية للحصول على أفضل النتائج، ومن هذه المبادئ:

• الانتباه للتفاصيل Attention to details: أي مشروع كان خصوصاً إذا كان حجم المشروع كبيراً أو كان على نطاق واسع يمكن أن يسبب خلق بيئة عمل فوضوية ومعقدة، وبعد اكتمال مرحلتي التصنيف والتنظيم يأتي دور التنظيف، ليركز على التفاصيل الدقيقة في مكان العمل، حين نعطي التفاصيل انتباها كافيا يمكن أن نتخلص من كل النفايات والبقايا والأشياء الصغيرة التي لا نحتاجها في مكان العمل، باختصار فإن النظافة تعني الاهتمام بالتفاصيل حتى أصغرها.
• الفعالية: يمكن القول أن الهدف الأساسي لمرحلة Seiso هو زيادة وتعزيز الفعالية والكفاءة في بيئة العمل، عبر ضمان أن كل شيء مرتب وفي مكانه الصحيح، وأن مكان العمل خال من أي بقايا أو نفايات أو أدوات غير ضرورية للعمل.
• احترام البيئة: وهو جوهر النظافة، يركز هذا المبدأ على أهمية احترام بيئة العمل أولاً والبيئة بشكل عام ثانياً، تركز منهجية السينات الخمس على ترسيخ ثقافة النظافة والتنظيم في سلوكيات أفراد الفريق مما يعني مساحة عمل أفضل وأكثر كفاءة إلى جانب كونها صديقة للبيئة.
• المراقبة الدورية: لضمان النظافة المستمرة، هذا المبدأ يعني أن على الفريق الرشيق مراقبة بيئة العمل ونظافتها بشكل دوري ومستمر للتخلص من أية أوساخ أو نفايات ناتجة عن العمل، ترى الإدارة الرشيقة أن الحفاظ على نهج عمل مستمر يقوم على مراقبة كفاءة بيئة العمل ونظافتها أفضل من حملات التنظيف الواسعة كل حين وآخر.
• الجهد الجماعي Team Effort: نظافة مكان العمل وكفاءته هي عمل جماعي من وجهة نظر الإدارة الرشيقة، على جميع أفراد الفريق أن يبتنوا هذه المنهجية بالشكل المستمر والفعال لبيئة العمل ويحافظوا عليها، فهذا ليس عمل شخص واحد بل يتطلب جهداً والتزاماً من جميع من في ساحة العمل.

فوائد Seiso

تطبيق هذه العملية بشكل مستمر وفعال يحمل الكثير من المنافع والفوائد على أداء وإنجاز الفريق وعلى المشروع بشكل عام، وهنا سنذكر بعض هذه الفوائد:

• زيادة الإنتاجية، خلق بيئة العمل المريحة والمنظمة اتباع منهجية السينات الخمس ومبادئ عملية Seiso سيؤدي إلى عمل أسرع وأكثر راحة لأفراد الفريق، بالإضافة إلى زيادة فاعلية التخلص من النفايات والبقايا مما يعني أخطاء أقل وأداء أكثر جودة.
• أمان وحماية أكبر، طبعا فإن النظافة في أي مكان ستجعله أكثر أمانا وسلامة، فكيف لو كان هذا المكان هو بيئة عمل يتم فيها استخدام الكثير من الأدوات والأجهزة وينتج عن ذلك الكثير من الأخطار والنفايات، الحفاظ على مساحة عمل نظيفة ومنظمة يعني مخاطر وأضرار أقل لفريق العمل وأمانا أكبر سواء للفريق أو المشروع.
• تنظيم الموارد، تهدف عملية التنظيف حسب مبادئها إلى فصل النفايات والانتباه إليها والتخلص منها ما يعني أن مساحة العمل ستحتوي فقط على الموارد الضرورية لإنجاز المهام، هذا يعني تنظيما أكثر فاعلية للموارد والأدوات التي سيحتاجها الفريق في أداء عمله.
• الاستدامة البيئية، تحقق هذه العملية حسب منهجية السينات الخمس معايير إنشاء بيئة عمل صديقة للبيئة، عبر تعزيز ممارسات النظافة والسلامة والتخلص من االنفايات وتقليل آثارها الضارة على البيئة.
• تعزيز السلامة الذهنية لفريق العمل، العمل في بيئة نظيفة وآمنة ومريحة ومنظمة يعني جهدا أقل في الانشغال بتنظيم الفوضى والتخلص من الأخطار والبحث عن الأدوات والموارد التي يحتاجها الفريق لأداء عمله، فضلا عن الأثر النفسي الإيجابي الذي تحمله بيئة العمل النظيفة على أفراد فريق المشروع.
• تعزيز روح العمل الجماعي والتعاون، بما أن مرحلة Seiso كما ذكرنا سابقا هي مجهود جماعي لأفراد الفريق جميعهم يتطلب منهم الالتزام والتعاون لخلق بيئة عمل نظيفة والحفاظ عليها بهذا الشكل، فإن عمليات التنظيم والنظافة بالفعل تجمع بين أفراد الفريق بسلوكيات و ممارسات تعزز من تعاونهم والتفاعل فيما بينهم مما ينعكس بشكل إيجابي على أداء الفريق ومخرجات المشروع.

التحديات التي تواجه عملية التنظيف

يحمل تنفيذ منهجية التنظيم في السينات الخمس والحفاظ عليها العديد من التحديات والصعاب يجب على الفريق تخطيها للوصول إلى هدف و فائدة هذه المنهجية، وهنا بعضها:

• التكيف: الوصول إلى بيئة عمل نظيفة حسب معايير Seiso يتطلب غرس مبادئ وسلوكيات لدى أفراد الفريق وتحولها إلى ثقافة دائمة ومستمرة في عملهم وأدائهم ما قد يشكل تحديا حيث يجب على الفريق التكيف مع هذه الثقافة وممارستها بشكل دائم.
• محدودية الموارد Limited resources: ممارسة هذه المنهجية بشكل مثالي يتطلب موارد كالوقت والجهد وحتى المال، هذه الموارد قد تكون محدودة في بعض المشاريع مما يشكل عائقا أما هذه العملية.
• الاستمرارية: ويمكن القول بأنها أكبر التحديات، قد يكون من السهل الوصل إلى بيئة عمل نظيفة منظمة لكن الصعب في الحقيقة هو الحفاظ عليها بهذا الشكل، حيث يتطلب هذا الأمر جهداً والتزاماً ومثابرة من فريق العمل مما قد يشكل تحدياً.