أدوات الإدارة الرشيقة Agile tools

السينات الخمس 5Sigmas في الإدارة الرشيقة

ماهي السينات الخمس 5Sigmas و كيف تعبر عن جوهر الفكر الرشيق في الإدارة؟ وما هي خطوات فهمها وتطبيقها من قبل فريق العمل الرشيق Agile team ؟

نشأت الإدارة الرشيقة كنظام إداري جديد رافض لكل أشكال الهدر في الإدارة و الإنتاج، أقرب الى الثوري في عالم الأعمال، يركز على المرونة و الرشاقة في العمل و الإدارة لكنه يحافظ على النظام، يضع رضا العميل الهدف الأول و الأساسي من العمل بحد ذاته، و يرفض بشكل واضح جميع أشكال التعقيد أو الروتين أو الجمود الذي يمكن أن يتسم به النظام التقليدي في إدارة الأعمال، لذلك كان لزاماً أن تتبنى الإدارة الرشيقة مجموعة من المبادئ و الفلسفات الجديدة التي ستغير من هيكلية و تكوين المنظمة العملية و النفسية و الفلسفية لتمهد الأرضية المناسبة لتطبيق النظام الرشيق بكل تفاصيله و تحقيق أهدافه و رؤاه.

تعريف السينات الخمس

السينات الخمس هي أحد الأدوات التي تستخدمها الإدارة الرشيقة في هذا المسعى، يمكن القول أنها فلسفة الإدارة الرشيقة في خلق بيئة العمل الخاصة بها، تركز السينات الخمس –وسنوضحها لاحقاً بالتفصيل- على المبادئ و الأسس اللازمة لإنشاء بيئة عمل رشيقة تناسب النظام الإداري الجديد، أولاً و الأهم هو تخفيف الهدر الحاصل حتى إلغائه، تحويل بيئة العمل إلى مكان منظم مرتب خال تماماً من جميع أشكال الفوضى و يسهل الوصول إلى أدوات العمل و عناصره و موارده بسرعة و فعالية، كما تركز السينات الخمس أيضاً على الإعداد النفسي و المهني للموظفين ليعملوا وفق هذه البيئة و يعتنقوا هذه المبادئ و يطبقوها خلال أدائهم مهامهم، بالنهاية سيتم تحويل المنظمة بكاملها إلى ما يمكن أن نطلق عليه البيئة الرشيقة.

يمكن تلخيص مبدأ نظام السينات الخمس بإبداع “مكان فيه كل شيء، و كل شيء فيه في مكانه” أي أن تحتوي بيئة العمل على جميع العناصر و الأدوات التي يمكن أن يحتاجها الفريق و أن يكون الوصول للموارد متاحاً بشكل كامل دون أن يحتاج الفريق شيء غير موجود في هذا المكان، لكن الأهم هو القضاء على الفوضى و أن يتم ترتيب بيئة العمل و تنظيمها و تنظيفها و تكون جميع الأدوات فيها مرتبة و منسقة بشكل جيد بما يضمن الراحة و سهولة إيجادها حين الحاجة لها.

تعتبر السينات الخمس 5S الآن أحد الأدوات الأساسية في إدارة المشاريع الرشيقة، و لا يقتصر تطبيقها على مشاريع دون أخرى بل يمكن اعتمادها و تطبيقها و الاستفادة منها في جميع المشاريع الإنتاجية و الخدمية على حد سواء، و لا تقف أهمية هذه المبادئ في خلق بيئة منظمة و نظيفة و مريحة، بل تتجاوزها إلى إنشاء نظام عمل يمكن تطبيقه بشمولية على كامل المنظمة، يعتمد على تعزيز روح المبادرة الذاتية لدى أفراد الفريق و المنظمة ككل بحيث يتم تحويلهم إلى أفراد منظمين يرتبون بيئة العمل بشكل تلقائي ذاتي دون الحاجة إلى إعطاء الأمر بذلك.

الرؤية والهدف

تطبيق السينات الخمس في بيئة العمل يعتبر استثمار صغير رأس المال و رابح بامتياز، كل ما يجب فعله هو تطبيق خطوات صغيرة و بسيطة تعتمد على توفير الأدوات اللازمة للمشروع في مكان العمل نفسه، التخلص من كل ما هو غير ضروري، ترتيب المساحة و تنظيمها بحيث يصبح من السهل الوصول إلى أي أداة يحتاجها الفرد أثناء قيامه بعمله دون أن يضيع الكثير من الوقت و الجهد في البحث عنها في حال كان مكان العمل فوضوي و غير مرتب أو انتظارها و توقف العمل حتى يتم طلبها من مكان أو قسم آخر و وصولها إليه ليستطيع استئناف عمله.

الروتين المنتظم الذي تشجع عليه السينات الخمس يؤدي إلى خلق بيئة أكثر فعالية و راحة للموظفين، تحسين مناخ العمل بحد ذاته مما يؤدي إلى تحسين العملية الإنتاجية و بالنهاية التحسين و التطوير على مستوى المنظمة، رغم أنها استراتيجيات بسيطة و صغيرة لا تتطلب المجهود الكبير إلا انها ذات أثر بالغ في تحسين العمليات و الأداء و تعميق مفاهيم الفعالية و التنظيم بما يسهم في زيادة الإنتاجية بشكل ملموس و تعزيز الجودة و التنمية في المشروع و المنظمة.

و الآن لنتعرف ما هي السينات الخمس و ماذا تعني: السينات الخمس هي خمس مصطلحات أو مفاهيم يقوم عليها هذا المبدأ من أجل إنشاء بيئة العمل المثالية التي تتسم بالتنظيم و الترتيب كما بيننا سابقاً، هي في الأصل خمس مصطلحات يابانية تعبر عن جوهر هذا المبدأ، و هي:

Seiri: و تعني التصنيف و هو تحديد الأدوات الموجودة في مكان العمل و تصنيفها إلى أدوات ضرورية و أخرى غير ضرورية، ثم تحديد الأشياء و الأدوات التي سيتم الاحتفاظ بها و تلك غير اللازمة ليتم التخلص منها و استبعادها، مما يعني التخلص من كل ما يمكن أن يسبب الفوضى أو يشغل مساحة زائدة في مكان العمل.

Seiton: و يعني الترتيب، بعد استبعاد الحاجات غير الضرورية و الإبقاء على ما هو لازم، يتم ترتيب هذه الأدوات في مكان العمل بحيث يسهل الوصول إليها حين حاجتها، و تنظيم و ترتيب المساحة، و الحفاظ على سلامة الفريق في مكان العمل بخلق بيئة منسقة و منظمة.

Seisou: ترجمة هذا المصطلح الياباني الى الإنجليزية هي Shine بمعنى يلمع، أما معنى هذا المصطلح فهو تنظيف و تنظيم و ترتيب مكان العمل بطريقة تشعر الموظفين بالراحة و الهدوء بعيداً عن الفوضى، يمكن القول بأنه يعني أن مكان العمل الرشيق يجب أن يكون لامعاً بتنظيمه و ترتيبه.

Seiketsu: يعني هذا المصطلح Standardize أي تطبيق هذه المعايير التي تعبر عنها السينات الخمس و جعلها من أساسيات بيئة العمل الرشيقة و غرس هذه القيم لدى فريق العمل لتصبح شيئاً أساسياً و اعتيادياً أثناء العمل.

Shitsuke: تعني الاستدامة و الاستمرار بتطبيق هذه المعايير و المبادئ في بيئة العمل بشكل دائم و الحفاظ عليها كنظام و روتين عمل دائم.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى