أدوات الإدارة الرشيقة Agile tools

فوائد فترة الإنجاز

تعرفنا على مفهوم فترة Cycle Time وهي الوقت المستغرق في تنفيذ عمل ما منذ البداية حتى النهاية دون أن يشمل هذا التعريف فترة التخطيط او الاستعداد او الوقت المستغرق في فحص وتقييم العمل المنجز، بل فقط الوقت المستهلك في تنفيذ وأداء العمل. وبيننا أهمية هذه الأداة بأنها تساعد المشرف على قياس أداء وسرعة فريقه في إنجاز المهام الموكلة إليه والقدرة والكفاءة على التعامل مع التغيرات او المشاكل بصورة فعالة وسريعة، إلى جانب العديد من فوائد فترة الإنجاز التي سنتعرفها الآن.

استخدام فترة الإنجاز كأداة قياس في المشاريع الرشيقة ينطوي على الكثير من الفوائد للفريق والمنظمة والعميل على حد سواء.

تقليل الهدر

بداية يقل الهدر الحاصل في المشروع، فتحديد مشاكل الأداء أو البطء في تسليم العمل ومعالجتها يقلل من هدر الوقت الذي يمكن أن يكون قاتلاً للمشروع في بعض الأحيان، فالتقييم المستمر الذي توفره هذه الأداة لوقت الإنجاز يجعل المشرف قادراً على ضبط التأخير والمشكلة بوقت مبكر والدراسة المستمر لأداء وسرعة فريقه، والكشف المبكر عن التأخير يعني علاجه بشكل مبكر قبل أن ينتج عنه أضرار في المشروع أو تأخر في تسليم العمل أو حتى توظيف واستنزاف موارد إضافية لعلاج آثار التأخير وأضراره، بالتالي فإن Cycle Time تضبط الخطأ قبل تفاقمه وتقلل الهدر بالوقت والموارد الخاصة بالمشروع.

تحليل أداء الفريق

فائدة اخرى مهمة هي أنها تمكن المشرف من التعرف وتقييم قدرة الفريق وحجم العمل الذي يمكنه توليه في فترة ما، بالتالي استلام المشاريع المناسبة للفريق لتجنب التأخيرات في التسليم أو الفشل الذي سينعكس سلباً على المنظمة، فضلاً عن أن تعرف القدرات الحقيقية للفريق يساعد المدير بوضع خطط تحسين الأداء وتحفيز الأفراد بشكل أكبر،.فتحديد فترة الإنجاز لا يسهم فقط بضبط التأخير الحاصل في العمل بل يوجه نحو أسبابه وسبل حله وتحسين أداء وسرعة الفريق.

بيانات واقعية أكثر دقة

تساعد مراقبة فترات الإنجاز الخاصة بمهام المشروع خلال دورة حياته ببناء بيانات واقعية وحقيقية حول قدرة وسرعة فريق العمل والأفراد بتنفيذ المهام والانتهاء منها بتنوع طبيعتها وحجمها،هذه البيانات تتسم بالواقعية والفائدة وتساعد المشرف على بناء التقييمات الحقيقية والتوقعات التي تكون أكثر واقعية حول مدى قدرة الفريق على التسليم في الوقت المحدد، بالإضافة الى ذلك يمكن للمشرف بعد تقييم فترات الإنجاز إصلاح المشاكل في حال وجودها وسببت تأخير في العمل، إصلاح المشاكل وتحسين الأداء يعني سرعة أكبر وفترات إنجاز أقصر، كل ذلك يعني صورة أفضل وأكثر إيجابية لفريق العمل أمام العميل أو المعنيين بالمشروع.

لا شك أن دراسة فترات الإنجاز تنطوي على بعض الصعوبات والتحديات، فقد لا تظهر هذه الأداة بعض العناصر أو التفاصيل الخاصة بالمهام المدروسة كالعوامل الخارجية التي من الممكن أن تؤثر على وقت إنجاز العمل، كما أن بعض المهام والأعمال يمكن أن تكون كبيرة الحجم أو صعبة ومليئة بالتفاصيل والتعقيدات التي ستتطلب مزيداً من الوقت والموارد بالتالي فترات إنجاز هذا النوع من المهام قد لا يعبر بدقة عن قدرات ومستوى أداء الفريق، كما أن هذه الفترات حساسة بشكل كبير للتغيرات كتعديلات العميل أو تغيرات السوق بالإضافة الى العوامل الفنية والتقنية من مشاكل أو تطويرات والتي يمكن أن تزيد أو تنقص فترة الإنجاز الخاصة بعمل ما.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى