Reserve Analysis تحليل الاحتياطي

تعتبر إدارة المخاطر امراً أساسياً في إدارة المشروع، و فريق الإدارة يتولى مهمة تحديد الأخطار المحتملة و التغيرات المتوقعة سواء في التكلفة أو الوقت او مختلف عناصر المشروع، و عند اخذ هذه المخاطر بالحسبان فإن التعامل معها و حلها و تجنبها يضمن سير المشروع بالطريق الصحيح، لكن لا يمكن الإحاطة بكافة الأخطار المحتملة، و هنا تبرز اهمية تحليل الاحتياطي ( Reserve Analysis ).

ما هو تحليل الاحتياطي Reserve Analysis ؟

أحد مراحل إدارة المشروع و التخطيط له هو قياس و تدبير الأخطار المحتمل وقوعها Risk Management و يتولى مدير المشروع مسئولية التقييم الدقيق و الفعال لهذه المخاطر من اجل وضع خطط التعامل معها و تجنب وقوعها، و هي عملية عالية الأهمية و الحساسية بالنسبة للمشروع، قد تكون هذه الأخطار على سبيل المثال تجاوز الوقت المحدد و الجدول الزمني، أو تجاوز الميزانية المرصودة للمشروع أو غير ذلك، كل هذه تسمى مخاطر محتملة قد تؤثر على نتيجة المشروع و أهدافه، و عملية إدارة المخاطر تتولى الاهتمام بالمخاطر المدروسة و التي تم توقعها، لكن لا يمكن للمدير أو فريق الإدارة أن يكون على علم بكافة المخاطر المحتملة مهما كانت دراستها و توقعها صحيحة و فعالة، و تحليل الاحتياطي هو تلك التقنية التي تسمح لفريق إدارة المشروع بالتعامل مع المخاطر و التغيرات المحتمل وقوعها في المستقبل بأمان و فعالية مما يحقق اهداف المشروع، أي عملية اتخاذ اجراءات احتياطية من أجل التعامل مع أي تغير غير متوقع قد يطرأ على سير العمل، قد يكون هذا الاحتياطي فترة زمنية توضع تحسباً لأي تأخر في إنجاز العمل، أو مبلغ إضافي على الميزانية في حال تجاوزها و لم يتم إنجاز المشروع بالكامل بعد.

أنواع تحليل الاحتياطي

تحليل الاحتياطي هو أحد التقنيات التي يستعملها فريق الإدارة من أجل تحسين نتائج المشروع و الحفاظ على أهدافه وضمان تحقيقها بالشكل الأفضل، و يمكن الحديث عن نوعين من الاحتياطي الذي يجب على المدير أخذه بعين الاعتبار.

• النوع الأول هو احتياطي الطوارئ Contingency Reserve، و يشمل ذلك الاحتياطي من الوقت الذي يتم وضعه في خطة عمل المشروع من اجل تجنب أي تأخير محتمل في إنجاز المشروع، كمثال على ذلك، في حال قدر مدير المشروع فترة إنجازه بانها تحتاج الى 6 شهور، لكن يمكن ان يحصل تأخير يقدر بشهر تبعاً للأخطار و التغيرات المتوقعة فيضع في خطة العمل فترة الإنجاز 7 أشهر، فترة شهر تسمى احتياطي الطوارئ، و هو ذو اهمية كبيرة بالنسبة لمدير المشروع.
• النوع الثاني هو احتياطي الإدارة Management Reserve  و يشمل ذلك النفقات و المصاريف التي يتم وضعها في الحسبان لأجل المخاطر غير المكتشفة بعد، هذه المبالغ المرصودة تشكل احتياطي الإدارة و يتم وضعها من أجل التصرف السريع و الفعال مع أي عائق او مشكلة تواجه سير العمل و تتطلب مصاريف إضافية فوق الميزانية الموضوعة. يهدف تحليل الاحتياطي بشكل عام الى إبقاء المشروع ضمن الخطة الموضوعة بأمان، و الوصول الى الهدف و التعامل مع كل الأخطار و العوائق التي لم يتم اكتشافها بعد.