الغير مصنفة Ungrouped

إدارة المعلومات Information Management

إدارة المعلومات Information Management

إدارة المعلومات Information Management

تشكل البيانات و المعلومات العنصر المحرك الأساسي لباقي عناصر المشروع، فالتخطيط و وضع و توزيع المهام و الجداول الزمنية و بناء خطط الإنتاج و التنفيذ كلها تعتمد على المعلومات الواردة الى فريق المشروع و دراستها، و رغم أن إدارة الوقت تعتبر شيء ضروري في المشروع للحفاظ على مسار العمل ضمن الجدول الزمني الموضوع و تجنب أي خسائر أو تكاليف إضافية، فإن إدارة المعلومات تشكل تحدياً أكبر لمدير المشروع، نظراً لأن المشاريع –واعتماداً على حجمها- يمكن أن تحوي كمية هائلة و معقدة من المعلومات التي تحتاج الى التنظيم و الدراسة و الاستخدام الفعال لها، و هو ما تحرص عليه إدارة المعلومات Information Management.

إدارة المعلومات Information Management

ما هي إدارة المعلومات Information Management؟

هي عملية جمع و تخزين و معالجة و تنظيم و توزيع و أرشفة المعلومات التي يتم جمعها من موارد مختلفة، كالوثائق و الملفات و التقارير و الصور و الرسوم البيانية و النشرات و الموارد الأخرى المتعلقة بالمشروع، تشمل إدارة المعلومات عمليات مختلفة من البحث و الجمع و التنظيم و التي تهدف الى إبقاء فريق المشروع و المعنيين على علم بكل المعلومات التي يحتاجونها في لحظة ما لأداء عملهم بشكل فعال و ناجح، من الممكن ان تكون عملية إدارة المعلومات صعبة نوعاً ما و تحتاج الى فريق كامل بجانب مدير المشروع للإشراف عليها، لكن نجاح إدارة المعلومات المتعلقة بالمشروع يؤدي إلى ضمان سير العمل وفق الخطة الموضوعة، و اداء المهام بفعالية كبيرة من حيث التكلفة و الوقت، تجنب أي خسائر أو تأخر زمني ناجم عن نقص في المعلومات الواردة الى أحد مجموعات الفريق، اتخاذ قرارات أكثر فعالية مع احتمال خطأ أقل، كما تضمن بقاء الجميع مطلعاً على سير الأحداث في المشروع بشكل قريب و حقيقي.

إدارة المعلومات Information Management

عناصر إدارة المعلومات

تمثل عملية إدارة المعلومات مجموعة من العناصر و العمليات المرتبطة و المتكاملة، و هي:

  • جمع المعلومات: و هي عملية الحث عن المعلومات الخاصة بالمشروع و جمعها و وضعها في صيغ مختلفة مكتوبة أو صوتية أو فيديو أو رسوم بيانية و غيره، يجب على مدير المشروع أن يقوم بجمع المعلومات المنطقية المفيدة للمشروع فقط و تجنب الحشو و المعلومات التي ليس لها صلة حقيقية، مع التأكد من جودة المعلومات و قابلية تطبيقها و الاستفادة منها.
  • تخزين المعلومات: يجب ان يتم تخزين المعلومات بطريقة آمنة و فعالة تتيح للمستخدمين المعنيين بها الوصول السهل و السريع إليها، و من الضروري تخزين المعلومات من اجل استخدامها في عمليات التحليل و الدراسة و التطوير.
  • معالجة المعلومات: جمع المعلومات التي تتبع لنفس الموضوع في مجموعات منفصلة لتسهيل استخدامها و الاستفادة منها و زيادة قيمتها المضافة الى المشروع.
  • توزيع المعلومات: و يشمل ذلك تحديد المستفيدين من المعلومات لإرسالها إليهم، طريقة الإرسال و وقته و تكراره، و الصيغة المناسبة للمعلومات المرسلة.
  • أرشفة المعلومات.
  • التخلص من المعلومات: و ذلك حين تصبح المعلومات ذات قيمة معدومة للمشروع و بعد أن يتم استخدامها و الاستفادة منها بشكل كامل.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى