فترة الإنجاز Cycle Time
في حال كنت ممارساً للإدارة الرشيقة او مختصاً بها، لا بد أن ضبط جودة الأداء وتوفير الوقت وتحسين العمليات وباقي المبادئ التي تؤدي إلى تعزيز القيمة لدى العميل كلها مهمة جداً لك، و فترة الإنجاز هي أحد أهم الوسائل التي ستساعدك في الوصول الى هذا الهدف.
فترة الإنجاز Cycle Team هي أحد الأدوات الفعالة في الإدارة الرشيقة التي تساعد في تنظيم العمل وتحليل مجريات الأداء وضبط الوقت والجودة.ببساطة وبتعريف مختصر هي الوقت الذي يستغرقه تنفيذ نشاط أو مهمة ما من بدايته حتى نهايته بكل بساطة.عند تخطيطك لمشروع ما وفق الإدارة الرشيقة ستقوم بتقسيم المشروع الى مهام متعددة تجتمع مع بعضها مكونة سير أو تدفق العمل، المشروع بشكل عام له نقطة بداية ونقطة نهاية، وكل مرحلة أيضاً وكل مهمة مفردة لها بداية ونهاية، تحديد نقطتي البداية والنهاية هو الخطوة الأولى في تحديد فترة الإنجاز.
Cycle Time هي الفترة الممتدة بين البدء الفعلي بتنفيذ المهمة و لحظة إعلان إتمام إنجازها، لتشمل بذلك وقت النشاط والعمل في أداء المهمة، بالطبع فإن هذا لا يشمل الوقت الذي كانت فيه المهمة قيد التحضير والاستعداد،بل تبدأ من لحظة استلام أحد أفراد الفريق لهذا العمل ثم الوقت الذي قضاه في تنفيذه على مر الساعات أو الأيام وتنتهي Cycle Time لحظة إعلان الانتهاء من تنفيذ هذا النشاط او المهمة، بالتالي فإن الوقت المبذول في اختبار وفحص المهمة أيضاً لا يدخل ضمن تعريف فترة الإنجاز.لقياس وتحديد Cycle Time، يلزم في الخطوة الأولى تحديد مسار العمل أو المهام، ومراقبة هذا المسار لمعرفة كمية الوقت التي احتاجها تنفيذ عمل ما، مسار أو تسلسل العمل يمكن تمثيله بعدة أدوات كمخططات التدفق والرسوم البيانية، يتم تحديد بداية تنفيذ النشاط المراد قياس وقت إنتاجه وتتبع مسار العمل ثم تحديد وقت الانتهاء من إنجازه وحساب المدة المستغرقة التي هي Cycle Time.
يمكن أيضاً تحديد وقت الإنتاج الوسطي في حال المهام المتعددة التي نريد معرفة وقت الإنتاج الوسطي لها، كأن يقوم فريق العمل بإنجاز 10 مهام خلال شهر وكان الوقت الفعلي الذي استغرقهم لإنجازها هو 100 يوم بالتالي فإن وقت الإنتاج الوسطي في ذلك الشهر هو 10 أيام.الأهمية الكبرى لهذه الأداة هي أنها تعكس سرعة الفريق في إنجاز الأعمال الموكلة إليه وقدرته على التكيف مع التغييرات بالتالي تعطي تصوراً جيداً عن القيمة الأولية للفريق ومخرجاته لدى العملاء.فترة الإنتاج القصيرة تعني إنجاز سريع للعمل، مرونة كبيرة وقدرة على التعامل مع التغيرات بصورة سريعة وفعالة، كفاءة ومرونة في التكيف مع تغيرات السوق وطلبات العملاء، كل ذلك يعكس الأداء الجيد لفريق المشروع بالتالي قيمة أكبر لدى العميل.
من الناحية الأخرى فإن فترة الإنجاز الكبيرة تعني ان الفريق يستغرق وقتاً طويلاً في إكمال العمل والانتهاء منه، مما يدل على وجود مشاكل تعترض سير العمل ووجود تأخير في تسليم المهام أو ضعف في كفاءة فريق المشروع في التعامل مع التغيرات أو المشاكل، كل هذا يعني أن العميل سيكون أقل رضى وأن الأداء يحتاج الى تحسين.بدراسة وتحليل فترات الإنتاج يمكن للمشرف أن يقيم وبصورة دقيقة وضع الإنجاز لدى فريقه، ليقوم بدراسة الخلل والمشاكل التي تسبب زيادة فترة الإنجاز والعمل على حلها مما يؤدي بالتأكيد الى تحسين الأداء ورفع الجودة.
