خطوات مرحلة التصنيف Seiri

بعد أن قمنا بتعرف مبادئها سنقوم بشرح خطوات مرحلة التصنيف بالتفصيل، بالطبع فإن عملية التصنيف كغيرها من أدوات الإدارة الرشيقة تقوم على منهجية واضحة وخطوات متسلسلة بهدف الحصول على أفضل النتائج بأقل وقت وجهد ممكن.ومن الضروري أن ندرك أن هذه العملية ليست مسؤولية مشرف المشروع لوحده، بل هي منهجية تتطلب الالتزام التام من كامل المنظومة التي تعمل في المشروع لضمان سيرها بالطريقة الصحيحة لتعطي في النهاية النتائج المتوقعة والفائدة المرغوبة.

ويمكن تلخيص خطوات مرحلة التصنيف Sorting كالتالي:

• إنشاء فريق العمل Agile Team: وهي الخطوة الأولى والأساسية في أي مشروع، يجب أن يكون فريق العمل في الإدارة الرشيقة شاملاً لخبرات ومهارات متنوعة من مختلف الأقسام والتخصصات المتعلقة بالمشروع، للحصول على تنوع في الخبرة والأداء بالإضافة إلى وجهات نظر وآراء مختلفة ومفيدة. بعد اختيار فريق العمل يقوم المشرف بشرح الرؤية المبدئية التي يملكها حول كيفية القيام بعملية التصنيف، ومن الضروري أن يدرك كل فرد من الفريق أن له دوراً والتزاماً في هذه العملية عليه أن يؤديه.
• تحديد خارطة مكان العمل: وهذه خطوة أساسية بالطبع، يجب هنا تحديد الأماكن والمساحات التي سيجري بها العمل وتنفذ فيها مراحل ومهام المشروع، ثم رسم مخطط لهذه المساحة بالإضافة إلى تقسيماتها لنستطيع تحديد كل غرض أين سيذهب ضمن مكان العمل Workplace.
• وضع معايير التصنيف: هذه المعايير هي التي ستحدد كيف سيتم تصنيف الأدوات ضمن مكان العمل، يتم وضع هذه المعايير بناء على أهمية الأدوات الموجودة، علاقتها بالمشروع، ومعدل استخدامها، وبناء على ذلك يمكن الانتقال الى الخطوة التالية.
• التصنيف والتنظيم: وهنا يتم فصل الأدوات وتصنيفها إلى “ضرورية” و “غير ضرورية” بناء على المعايير التي تم وضعها، الهدف هنا هو الإبقاء ضمن مكان العمل على كل ما يحتاجه الفريق لإنجاز المهام والتخلص من كل ما هو زائد وغير هام.
• التخلص والإزالة: بعد تحديد الأدوات والعناصر التي ثبت أنها غير ضرورية حسب المعايير التي وضعها المشرف، يتم التخلص منها وإزالتها من مكان العمل لخلق بيئة تحتوي فقط على ما يحتاجه المشروع، قد تكون إزالة هذه العناصر غير الهامة عبر التخلص منها ببساطة، أو نقلها إلى مكان آخر أو إعادة تدويرها Recycling للاستفادة منها لاحقاً حسب ما يراه مشرف المشروع مناسبا.
• تنظيم مكان العمل: بعد التخلص من كل ما هو غير ضروري، يجب الآن تنظيم وترتيب الأدوات التي سيحتاجها الفريق والتي تم الإبقاء عليها، يتم ترتيبها وفق الأولوية والأهمية ومكان استخدامها ويتم ذلك بالتعاون بين أفراد الفريق
• توثيق العمليات وتدريب الفريق: لا يكفي من وجهة نظر الإدارة الرشيقة خلق البيئة المنظمة والمريحة بل الأهم هو الحفاظ عليها واستمرايتها، لذلك يجب توثيق كافة العمليات والاستخدامات للأدوات والعناصر ودراسة هذه العمليات للتأكد من أن كل شيء في مكانه الصحيح وليس هناك نقص أو زيادة غير ضرورية، من المهم أيضاً تدريب فريق العمل وفق هذه المنهجية والرؤية لأنهم بالنهاية هم من سيحافظون على البيئة منظمة وهو هدف عملية التصنيف.
• التفقد الدوري: ويهدف كذلك الأمر إلى الحفاظ على مكان العمل بهيئة منظمة عبر التفقد المستمر والدائم للأدوات والعناصر المتواجدة ضمن مكان العمل والحرص على أن بيئة العمل تحوي فقط ما هو ضروري ومهم للمشروع دون أي فوضى أو أدوات زائدة عن الحاجة.

باتباع هذه الخطوات الممنهجة يمكن للفريق إتمام مرحلة التصنيف وإنشاء بيئة العمل المميزة والمريحة، وتحقيق مستوى عال من الأداء والكفاءة في الإنجاز، وبالنهاية كل هذا سينعكس بشكل هام وإيجابي على مخرجات المشروع النهائية.