القوائم السريعة Prompt Lists في إدارة المخاطر: التعريف، الخطوات، وأمثلة جاهزة
القوائم السريعة Prompt Lists في إدارة المخاطر: دليل عملي 2025
في المشاريع، أخطر ما يواجهنا هو المجهول الذي لم نفكّر فيه. القوائم السريعة (Prompt Lists) تساعد فريق المشروع على إثارة الأسئلة الصحيحة واكتشاف المخاطر المنسية مبكرًا، عبر تصنيفات جاهزة تُحفّز العصف الذهني وترفع جودة سجل المخاطر.
ما هي القوائم السريعة Prompt Lists؟
هي قوائم مُعدّة مسبقًا لفئات وأنواع المخاطر المحتملة (External/Internal، تقنية/تشغيلية…)، تُستخدم أثناء تعرّف المخاطر لتوجيه النقاش وطرح أسئلة تحفيزية (Triggers) تكتشف أخطارًا لم تكن واضحة. غالبًا تُشتقّ من هيكل تقسيم المخاطر RBS أو نماذج تصنيف مثل PESTLE وTECOP.
لماذا هي مهمة؟
- تغطية أوسع: تقلّل احتمال إغفال فئة مخاطرة.
- توحيد اللغة: إطار مشترك بين الفريق وأصحاب المصلحة.
- تسريع الجلسات: أسئلة جاهزة تُسرّع ورش العصف الذهني.
- تحسين السجل: مخاطر أكثر دقة، مع أسباب وآثار واضحة.
متى نستخدمها؟
- في مرحلة Identify Risks ضمن التخطيط.
- عند التغييرات الكبيرة (نطاق، موردين، أنظمة…)
- قبل بوابات القرار Gate Reviews، أو عند بدء مرحلة جديدة.
كيف تبني قائمة سريعة فعّالة (5 خطوات)
- حدّد السياق: قطاع، موقع، تشريعات، قيود زمن/تكلفة.
- اختر الإطار: RBS داخلي/خارجي + نماذج مثل PESTLE/TECOP.
- حوّل التصنيفات لأسئلة: صِغ أسئلة تحفيزية قصيرة لكل فئة.
- اختبرها في ورشة: ساعة مكثفة مع المختصين، ثم راجع التكرار والفراغات.
- حدّثها دوريًا: اربطها بدروس مستفادة ومراقبة تغيّر المخاطر.
أطر تصنيف شائعة وأمثلة
١) نموذج PESTLE
P سياسي، E اقتصادي، S اجتماعي، T تقني، L قانوني، E بيئي.
٢) نموذج TECOP
T تقني، E بيئي، C تجاري، O تشغيلي، P سياسي.
٣) أمثلة من RBS (هيكل تقسيم المخاطر)
| الفئة | أمثلة أسئلة تحفيزية (Triggers) |
|---|---|
| تشريعات/قانوني | هل هناك تراخيص/موافقات قد تتأخر؟ تغييرات تنظيمية متوقعة خلال مدة المشروع؟ |
| توريد/موردون | هل نعتمد على مورد واحد حرج؟ ما خطة بديلة لتأخّر التوريد/الجمارك؟ |
| تقني/تكامل | هل توجد تعارضات تكامل مع الأنظمة الحالية؟ ما جاهزية البنية التحتية؟ |
| بشري/مهارات | هل المهارات الحرجة متوفّرة؟ ما أثر دوران الموظفين/الإجازات الموسمية؟ |
| عمليات/جدولة | ما الأنشطة على المسار الحرج المعرّضة للتأخير؟ هل توجد تبعيات خارج تحكّمنا؟ |
| مالي/تكلفة | تذبذب الأسعار/العملات؟ احتياطي المخاطر كافٍ؟ شروط الدفع مع الموردين؟ |
| سمعة/أصحاب مصلحة | هل نتوقّع مقاومة من مجموعة مؤثرة؟ ما خطة التواصل عند الأزمات؟ |
| بيئي/أمني | طقس شديد/كوارث محتملة؟ متطلبات صحة وسلامة خاصة بالموقع؟ |
قائمة أسئلة تحفيزية جاهزة (للنسخ)
انسخ هذه الأسئلة واستخدمها في ورشة تعرّف المخاطر. الهدف ليس حصر المخاطر بل فتح العيون على مساحات منسية:
- ما التغيّرات التنظيمية/التراخيص التي قد تؤثر خلال {الفترة}؟
- هل نعتمد على مورد/تقنية واحدة حرجة؟ ما البدائل؟
- ما التبعيات الخارجية خارج تحكّمنا؟ وكيف نراقبها مبكرًا؟
- أين أضعف مهارة حرجة لدينا؟ وما خطة الإحلال/التدريب؟
- ما الأنشطة القريبة من المسار الحرج دون احتياط كافٍ؟
- أي عناصر تكلفة قد تتذبذب؟ وكيف نعالج الانحراف مبكرًا؟
- من قد يتضرر من قراراتنا؟ ما رسالة التهدئة وخطة التواصل؟
- هل الموقع/الموسم/الظروف البيئية تفرض ضوابط HSE إضافية؟
أخطاء شائعة يجب تجنبها
- تحويل القوائم لتمرين شكلي: الهدف إثارة النقاش، لا تعبئة قوالب فحسب.
- نسخ قوائم عامة دون تكييف: خصصها حسب القطاع والسياق المحلي.
- إهمال أصحاب المصلحة: ادعُ الميدانيين وممثلي الموردين كلما أمكن.
- عدم التحديث: اربطها بدروس مستفادة وراجعها في نقاط التحكّم.
اتجاهات حديثة
- توليد القوائم مبدئيًا بالذكاء الاصطناعي ثم مراجعتها بشريًا (Human-in-the-loop).
- الربط بـ سجل الدروس المستفادة ليُغذّي القوائم تلقائيًا بمواد جديدة.
- دمج القوائم ضمن RBS لتسهيل القياس والتقارير عبر المشاريع.
ختام
القوائم السريعة ليست بديلاً عن خبرة الفريق، لكنها عدسة مكبّرة لاكتشاف ما لا نراه عادةً. تحتاج نسخة مخصّصة لمشروعك؟ يسعدني تجهيزها وفق قطاعك وسياقك المحلي. تواصل معي من هنا.
2 تعليقات