أشكال الهدر الثمانية The 8 Wastes

نشأت الإدارة الرشيقة كأسلوب إداري جديد يحاول الوصول إلى الشكل الأفضل لتخطيط و تنفيذ المشاريع، مع العديد من التغييرات و التعديلات على أساليب الإدارة التقليدية و عملياتها التي تعرفنا عليها سابقاً، و يشكل الهدر الإداري جانباً مهماً للفكر الرشيق، حيث وضع نظام الإدارة الرشيقة تعريفات الهدر و توضيحه و آلية حصوله أثناء العمل، كما بينت أشكال الهدر الثمانية الرئيسية التي يجب على كل مشرف للمشروع أن يكون على علم بها لتجنبها و الانتباه إليها في مشروعه.

و تعمل الإدارة الرشيقة –كما في جوانب المشروع الأخرى- على التخلص من أي هدر غير ضروري يمكن أن يشكل زيادة في التكاليف أو تأخير في التسليم او حتى خسارة للمشروع، و ذلك وفق مبدأ بسيط، و هو اننا إن لم نكن بحاجة لشيء ما لننجز المشروع بنجاح فلم السماح بحدوثه؟ حين التفكير بهذا السؤال و محاولة الإجابة عنه تنكشف لنا الاستراتيجية و الأساليب الفعالة في منع و تجنب الهدر الإداري في المشاريع الرشيقة.

أما الأشكال الثمانية للهدر فهي عناوين عريضة أشار إليها النظام الإداري الرشيق، أما فيما إذا حاولنا البحث بدقة عن أسباب الهدر و العوامل المؤدية إليه بالتفصيل فسنجدها كثيرة و عديدة و تمتد خلال دورة حياة المشروع كاملة إذ أن الهدر يمكن أن يحصل خلال أي خطوة او عملية من أجزاء المشروع، و الآن سنقوم بالتعرف على الأشكال الأساسية للهدر الإداري ثم نبحث بالأسباب بالتفصيل فيما بعد.

عيوب الإنتاج Defects أشيع أشكال الهدر

أهم و أشيع أشكال الهدر في المشاريع، و هي المنتجات التي تشكل مخرجات المشروع و تكون غير مطابقة للمواصفات المرغوبة من قبل العميل فيرفض شراءها، بالتالي تشكل خسارة للمشروع باعتبارها غير قابلة للاستخدام، يمكن أن تنجم العيوب في المنتجات عن خلل أثناء عمليات التصنيع و التنفيذ او نتيجة عدم الفهم الدقيق لمتطلبات العميل او غير ذلك من الأسباب كقلة الخبرة أو ضعف جودة المواد الخام… الخ.

الإنتاج الفائض Over-Production أخطر أشكال الهدر

وهو إنتاج كمية كبيرة من المنتج الذي يعمل المشروع على تصنيعه دون تأمين سوق تصريف ملائم يضمن بيع هذه الكمية بشكل كامل، الإنتاج الفائض عن الحاجة يمكن ان يشكل خسارة مهمة للمشروع، على سبيل المثال حين تتفق مع العميل على إنتاج 1500 قطعة من منتج معين ثم تنتج 2000 قطعة دون طلب العميل ذلك، سيبقى لديك 500 قطعة من المنتج استهلكت مواداً و طاقة و وقت و تكلفة ستبقى بشكل هدر زائد لا حاجة له و لن يقوم العميل بشرائه.

الانتظار والتأجيل Waiting

من المعلوم لنا جميعاً أن أساليب الإدارة التقليدية تعتمد على انتظار المهمة الحالية التي يتم تنفيذها في المشروع لتنتهي و تكتمل ليتم البدء بالمهمة التالية، لكن من وجهة نظر الإدارة الرشيقة يمكن ان يشكل هذا الموضوع هدراً للوقت لا حاجة له، أي يمكن البدء بالمهمة التالية مباشرة أثناء سير و تنفيذ النشاط الحالي لكن بشرط أن تكون المهمة اللاحقة غير معتمدة على نتائج المهمة الحالية، أي حينما تكون المهمتان مستقلتان و لن تؤثر إحداهما على الاخرى يمكن البدء بالعملية التالية دون الحاجة لانتظار إكمال النشاط الحالي و هدر الوقت دون داعٍ.

عدم استغلال المواهب والموارد البشرية

أي فريق يتشكل من مجموعة متنوعة من المهارات و الخبرات، في هذا البند من الأشكال الثمانية للهدر حسب الإدارة الرشيقة، فإن عدم استغلال مواهب بعض أفراد الفريق و إبقائهم خارج نطاق سير العمليات يعتبر هدراً، فلو تم استثمار مواهب هؤلاء الأفراد و خبرتهم لربما تم إنجاز العمل بشكل أسرع أو أكثر جودة أو يمكنهم أن يشكلوا إضافة قوية لسير المشروع أو ربما يمكنهم ان يقدموا نصائح أو يمارسوا خبرات من الممكن ان تنقل المشروع إلى مستوى أعلى و أفضل، وهذا بند مهم من الأشكال الثمانية للهدر.

النقل Transportation

شكل هام من الأشكال الثمانية للهدر خصوصاً في المشاريع الإنتاجية، فعندما تقوم بنقل الأدوات و الأجهزة أو حتى المعلومات من موقع لآخر ضمن مساحة المشروع، ثم لا تستخدم هذه الأدوات أو البيانات و لا حاجة لها لإكمال عمليات المشروع بشكل ناجح فأنت تهدر في الموارد، التكلفة و الجهد و الوقت اللازم لنقل هذه العناصر من موقع إلى آخر دون ان يتم استثمارها أو استخدامها في عمليات المشروع هي الهدر الحاصل هنا، يمكن تجنب ذلك بالدراسة الدقيقة و التخطيط الجيد لما ستحتاجه من ادوات و معلومات، أما الباقي فلا داع لإضاعة الوقت و الجهد على نقله.

فائض المخزون

عند التخطيط لمشروع ما، فإنك ستقوم بجمع البيانات و تحليلها و تحويلها إلى معلومات يعتمد عليها و تستخدم خلال سير المشروع، إلى جانب ذلك ستكون مخزوناً من الادوات و التقنيات و الأجهزة التي من المفترض أن يتم استعمالها للحصول على المخرج النهائي للمشروع، التخطيط غير الدقيق يمكن ان ينتهي بك إلى تجميع مخزون و معلومات لن يتم استخدامها نهائياً خلال عمليات المشروع و يمكن إتمام المشروع دون الحاجة إليها، أي أن هذا المخزون سيبقى خاملاً غير مستخدم مما يشكل خسارة لست بحاجة إليها في مشروعك.

الحركة Motion

حين بحثنا في مبادئ الإدارة الرشيقة ذكرنا أن من المبادئ الفرعية الهامة لنظام الإدارة الرشيق هو التخطيط الجيد لمكان العمل و وضع كل شيء في مكانه الصحيح للوصول إليه بسرعة و فعالية حين الحاجة إليه خلال تنفيذ المشروع، الحركة التي يقوم بها الأفراد للبحث عن الأدوات التي يحتاجونها في عملهم ولم يستطيعوا الوصول إليها بسرعة، أو الحركة الزائدة في مساحة العمل نتيجة تخطيطه بشكل غير مثالي، كل هذا يشكل هدراً للوقت و الطاقة، هذه الفترة التي يقضونها في البحث عما يحتاجونه كان يمكن استثمارها في العمل و الإنتاج فضلاً عن أنهم سيفقدون الطاقة و التركيز خلال بحثهم عن الأدوات الضائعة، يمكن تجنب هذا الهدر بشكل مثالي بتخطيط مساحة العمل وفق مبادئ النظام الرشيق منذ البداية؛ الشيء الصحيح في مكانه الصحيح.

العمليات الزائدة Excess Processing

يعني هذا البند تنفيذ أي نشاط او فعل ضمن عمليات سير المشروع دون أن يكون له تأثير إيجابي فعلي او أي دور في إنهاء و إتمام هذه العملية بنجاح، يشمل ذلك مختلف انواع الأنشطة و الأفعال التي تشكل هدراً إضافياً لا حاجة له يجب الابتعاد عنه لتوفير الجهد و الوقت.

إذا أردنا التحدث باختصار، وفق نظام الإدارة الرشيقة؛ الهدر هو أي شيء زائد لا حاجة له وليس ضرورياً لإتمام المشروع يمكن أن يشكل خسارة له، و تجنب الهدر يتم عبر التخطيط الصحيح و الاستخدام الأمثل للموارد المتوفرة على اختلاف أنواعها، للوصول إلى أفضل أداء و نتيجة في المشروع الرشيق.