Interpersonal and Team Skills المهارات الشخصية والجماعية

إدارة الاجتماع Meeting Management

إدارة الاجتماع Meeting Management

إدارة الاجتماع Meeting Management

يعتمد نجاح أي مشروع على مقدار التواصل الفعال بين المعنيين به، و في كل مشروع لا بد من عقد الاجتماعات سواء من أجل التخطيط للمشروع أو متابعة و تقييم العمل، و في الاجتماع يكون المدير هو القائد و السلطة الأكبر بذلك فهو يتحمل مسئولية نجاح الاجتماع و الوصول الى نتيجة مرضية في نهاية اللقاء، و ذلك ما يعرف بفن إدارة الاجتماع Meeting Management .

إدارة الاجتماع Meeting Management
effective meeting management

ما هو الاجتماع و ما اهمية إدارة الاجتماع Meeting Management؟

الاجتماع هو لقاء عدد من الأفراد في مكان واحد و في وقت محدد مسبقاً من اجل النقاش و التباحث أو عرض معلومات معينة و النقاش حولها بهدف الوصول الى نتائج معينة و تحقيق اهداف محددة.

قد يحتاج المدير الى إنشاء اجتماع بين أفراد فريقه لعدد من الأسباب، مثلاً في حال وجود مشكلة أو قضية ما تتطلب النقاش و إبداء رأي جماعي أو في الحالات التي تتطلب التقييم و المتابعة المستمرة، في حال طرأ شيء جديد على مسار العمل و يجب المناقشة بطريقة التكيف مع هذه التغيرات، أو من أجل تدريب المشاركين و تنمية مهارة محددة أو أكثر او توجيه عملهم أو آرائهم نحو مسار ما، بتعدد أسباب الاجتماع و دواعيه فإن المدير هو قائد الفريق و الاجتماع لذلك عليه أن يسعى قدر الإمكان أن يدير الاجتماع بشكل فعال للوصول الى النتيجة المرغوبة، فعقد اجتماع دون ضوابط أو إدارة فعالة لن يمثل أكثر من ضياع للوقت و الجهد و ربما التباعد بين أفراد الفريق و حدوث المشاكل نتيجة اختلاف الآراء و عدم القدرة على ضبطها و تقريبها من قبل المدير، لذلك فإن إدارة الاجتماع الفعالة تشكل ضرورة لا بد منها لدى كل مدير، و حين يكون المدير محترفاً و قادراً على إدارة اجتماع أفراد فريقه بفعالية و دقة فإن الاجتماع سيحقق الغرض المطلوب و يقرب الأفراد من بعضهم و يزيد من جو الألفة و التعاون في الفريق بالإضافة الى القدرة على حل مشاكل المشروع بفعالية و سرعة مما يعني توفير الوقت و المال.

إدارة الاجتماع Meeting Management

مهارات تحضير و إدارة الاجتماع

في البداية يقوم المدير بدراسة ضرورة الاجتماع و حين يرى ذلك يبدأ في التحضير للاجتماع عبر تحديد اهداف الاجتماع المراد تحقيقها في النهاية و اهميتها بالنسبة للمشروع أو المنظمة، ويشمل ذلك القرارات التي يجب اتخاذها و المهام التي من المفترض إجراؤها، بعد ذلك يبدأ وضع جدول الأعمال، بداية بتحديد وقت و مكان الاجتماع و التأكد من انهما مناسبان لأفراد الفريق الذين يشكل حضورهم ضرورة أساسية لتحقيق أهداف الاجتماع، بعدها يتم تحديد المواضيع التي سيتم مناقشتها في الاجتماع و المدة اللازمة لكل موضوع، ثم جمع البيانات المتاحة حول هذه المواضيع و وسائل عرضها و تقديمها للحضور.

خلال الاجتماع على المدير أن يوضح الغرض من الاجتماع ثم البدء بطرح المواضيع المرغوب مناقشتها و السماح لأفراد الفريق بالتعبير عن آرائهم و أفكارهم و إتاحة المجال للنقاش فيما بينهم بهدوء و وفق ضوابط محددة، على المدير أن يستمع للجميع دون تحيز لموظف ما أو فكرة معينة، بعد تلقي أفكار الحضور عليه أن يلخص النقاط التي تم الحديث بشأنها و يشكر الأفراد لآرائهم، توزيع المهام إن كان هناك أية منها و تحديد خطة العمل القادمة و موعد الاجتماع القادم إن لزم و هدفه.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى