منهجيات التواصل Communication Methods
منهجيات التواصل Communication Methods
يعتبر التواصل بين المدير و أعضاء الفريق و المعنيين بالمشروع أحد أهم مقومات نجاح المشروع، و هذا النجاح يعتمد على فعالية التواصل بين هذه الأطراف، في الوقت نفسه فالمشروع من المحتمل أن يفشل في حال فشل التواصل الفعال و الهادف بين الأطراف التي يجمعها المشروع، لذلك من المهم اختيار وسيلة و أدارة التواصل بين الفريق و الإدارة و المعنيين، و هو ما يعرف بمنهجيات التواصل Communication Methods.
ما هي منهجيات التواصل Communication Methods؟
منهج التواصل هو المقاربة أو الطريقة التي يختارها المدير في تواصله مع أعضاء فريقه او المعنيين أو المالكين و المستثمرين، و حسب كل موقف و الغاية من التواصل يتم اختيار المنهج، فعندما يريد المدير ان يستلم التقييم الراجع من أعضاء فريقه عليه ان يلجأ إلى منهج تواصل يتيح له التواصل المباشر و الحديث مع الفريق حين يكون لملاحظاتهم و تقييمهم الراجع أهمية بالنسبة للأسلوب، عندما يريد الإبلاغ عن المهام و الواجبات الخاصة بكل فرد يمكن أو يقدم تقارير حول سير العمل يمكن ان يكتفي بإرسال الرسائل او البريد الالكتروني توفيراً للوقت و الجهد، اختيار المنهج الخاطئ قد يسبب انعدام فعالية التواصل مما يمكن ان يعود بالضرر على المشروع، لذلك فإن امتلاك المدير مهارات التواصل ليس كافياً، بل عليه ان يختار المنهجية المناسبة للتواصل حسب الموقف و الهدف، و يعتمد هذا الاختيار على حجم الجمهور المستهدف من التواصل، الغرض من التواصل معهم، و مكانهم الجغرافي، إلى جانب مجموعة أخرى من العناصر و الظروف التي يجب أخذها بعين الاعتبار.
أهم منهجيات التواصل في إدارة المشاريع
يختلف نوع المنهج المستخدم حسب نوع الجمهور و حجمه و النتائج المرجوة من التواصل، و هناك ثلاثة انواع رئيسية لمنهجيات التواصل، و هي:
- التواصل التفاعلي: هو الأسلوب الذي يعتمد على تفاعل شخصين أو أكثر مع بعضهم، بهدف إرسال و تلقي المعلومات فيما بينهم، و تشمل وسائله الاجتماعات، المؤتمرات، مكالمات الفيديو و المكالمات الصوتية، يتم اللجوء الى هذا المنهج حين يريد المدير إيصال المعلومات الى الفريق و الحصول على ردة فعلهم حولها، او عندما يكون النقاش حول موضوع مهم للمشروع و يجب ان يتأكد ان الجميع قد فهم البيانات التي يطرحها، يوفر هذا المنهج إمكانية الشرح باستخدام المخططات و الرسوم البيانية و الدراسات.
- التواصل بالدفع: هو دفع أو إرسال المعلومات و البيانات الى الطرف الآخر دون وجود ضرورة لتلقي الملاحظات الراجعة منهم، يشمل ذلك الرسائل و الملاحظات و التقارير و البريد الالكتروني و غيره.
- التواصل بالسحب: يعني ذلك سحب المعلومات، حيث يقوم المدير بتخزين البيانات في قواعد البيانات الخاصة بالمنظمة بحيث يتاح لأفراد الفريق و المعنيين بالمشروع الولوج إليها في أي وقت كان، و الاطلاع عليها و سحبها و استخدامها، يمكن ان تشمل البيانات تقارير عن موارد المشروع و المواد الخام و توزيعات المهام وفق الجدول الزمني و غير ذلك.
