أوراق الفحص Check Sheets
تتطلب مراقبة الجودة و عملية تقييم الأداء الجمع المستمر للبيانات و تحليلها و دراستها، و يتم جمع البيانات بالشكلين المباشر و غير المباشر، إلا انه قد يكون من الصعب إجراء جمع و دراسة البيانات أثناء تنفيذ العمليات بشكل مباشر و دقيق، و هنا يأتي دور أوراق الفحص Check Sheets.
ما هي أوراق الفحص (Check Sheets)؟
هي وثائق أو أوراق مصممة و معدة مسبقاً بهدف جمع البيانات بشكل مباشر في وقت تنفيذ العملية و مكان تنفيذها، تساعد هذه الأوراق على تسريع عملية تحصيل البيانات بشكل دقيق في الوقت الفعلي، بالإضافة الى تحليل و دراسة مشاكل معينة بحد ذاتها وضعت هذه الأوراق بشكل خاص لتحديدها و مراقبة سيرها، بالتالي تحديد الأخطاء في العمل و الإشارة اليها من أجل وضع الخطط لحلها و تجاوزها.
جمع البيانات بطريقة عشوائية أثناء أداء العملية سوف يقلل من جودة الفحص بالتأكيد، كما ان عملية تصنيف هذه البيانات ستقلل من كفاءتها و تسبب ضياع الوقت و البيانات، لذلك يتم تصميم أوراق الفحص بطريقة سهلة و عملية يتم فيها فقط وضع الاشارات في مكانها الصحيح، و تستخدم هذه الأوراق من اجل جمع البيانات الكمي و النوعي أيضاً.
أهمية و استخدامات أوراق الفحص
تتمتع ورقة الفحص Check Sheet بميزة المرونة و التكيف مع الغرض، حيث يمكن إعدادها بأشكال و نماذج مختلفة توافق الهدف المطلوب من جمع البيانات، و تجعل هذه العملية سريعة و سهلة وفعالة، و يمكن استخدام أوراق الفحص في:
- جمع و تسجيل البيانات و المعلومات المتعلقة بكيفية تنفيذ العملية و طريقة الأداء.
- الدراسة الكمية للمشاكل و أخطاء التنفيذ بقياس تكرار المشكلة و مرات ظهورها.
- الدراسة النوعية بتحديد و تعريف المشاكل و الأخطاء وقت التنفيذ.
تحليل الوضع الحالي و المقارنة بين الاداء و التنفيذ المخطط له و الأداء على أرض الواقع من اجل وضع استراتيجيات تطوير الأداء و الارتقاء به.
طريقة إعداد أوراق الفحص و استخدامها
من اجل ضمان الجمع الدقيق و الفعال للبيانات يجب ان تمر مرحلة إعداد ورقة الفحص Check Sheet بخطوات هي:
- تحديد المشكلة المتطلب حلها أو الهدف المرجو الوصول اليه.
- تحديد وقت بدء عملية جمع البيانات و وقت انتهائها و مكان إجراء الفحص.
- تحضير ورقة فارغة و الشروع بتصميمها بحيث تتضمن كل النقاط الواجب دراستها، و تجهيزها على شكل جداول أو مخططات سهلة الاستخدام تسمح بتسجيل البيانات نوعياً و كمياً (مثلاً عدد تكرارات حدوث المشكلة).
- إجراء تجربة قصيرة المدى لاكتشاف مدى فعالية و سهولة استخدام الورقة.
- بدء الفحص و تسجيل البيانات في الوقت و المكان الفعلي باستخدام أوراق الفحص التي تم إعدادها.
- فرز البيانات عند الانتهاء من جمعها ثم تحليلها و دراستها بهدف وضع الخطط لإصلاح المشاكل الظاهرة في البيانات أو تطوير مستوى أداء العمل.
روابط مفيدة :
قوائم الفحص Checklists | الإدارة T&T
الفحص Inspections | الإدارة T&T
بناء الجودة في العمليات والتسليمات : المبدأ الثامن من دليل PMBOK | الإدارة T&T
