قوائم الفحص Checklists
تعتبر عملية جمع البيانات الخطوة الأولى و الأساسية في كل عمل أو تطوير مطلوب، و تؤثر مدخلات البيانات على نتائج العملية أو الفحص، لذلك لا بد من ان تكون عملية تحصيل البيانات على أكبر قدر ممكن من الدقة و الشمولية لجمع الكمية الأكبر و الأكثر فائدة من البيانات اللازمة لتنفيذ العمليات، و العامل البشري الذي يقوم بهذه العملية معرض للخطأ أو النسيان و هنا يأتي دور قوائم الفحص Checklists في تجنب هذا الأمر.
تعريف قوائم الفحص
قوائم الفحص Checklists هي إحدى الأدوات المساعدة في العمل و التنفيذ و أحد أهم أساليب فحص الجودة، و هي قوائم معدة مسبقاً تحوي كل المعلومات المراد البحث عنها أثناء الفحص، أو تسجل بالترتيب كامل الخطوات الدقيقة اللازمة لتنفيذ العملية، يمكن أيضاً أن تستخدم في تدوين كل العناصر المطلوبة للإنتاج و التحقق من وجودها و أدائها، يتم إعداد هذه القوائم إما بشكل شخصي عن طريق متخصصين في المنظمة يقومون بتصميم قوائم الفحص حسب خصوصيات كل عملية، و يمكن أن تأتي جاهزة من المتجر أو مزود الخدمة، و ذلك حسب الغرض منها. ومن الجدير بالذكر أن قوائم الفحص تجعل Checklists أكثر فعالية.
قوائم الفحص و جمع البيانات
تعتبر هذه القوائم أحد الأدوات الفعالة و المفيدة في جمع و فرز البيانات نظراً لأنها تتمتع بالشمولية و الدقة، حيث تعمل المنظمة على إعداد فريق عمل متخصص بإعداد هذه القوائم، يقوم بطرح و توضيح كافة البيانات المطلوب جمعها مع محاولة تدوين كل ما يمكن ان يلزم من بيانات في عملية الفحص، ثم تأكيد هذه الحقول المطلوبة و تصميم الجداول التي تضم ما هو مطلوب جمعه، بطريقة سهلة و فعالة مما يساعد على توفير الوقت و الجهد و تجنب الخطأ البشري في عملية تحصيل البيانات، و عند الانتهاء من عملية الجمع يكون حصيل البيانات المجموع في قوائم الفحص سهل الفرز و التحليل و الدراسة و هو الهدف الأساسي من هذه القوائم.
يمكن ان تستخدم قوائم الفحص Checklists في مراقبة سير عمليات الإنتاج من خلال تسجيل خطوات العملية خطوة بخطوة ثم يقوم المراقب بمتابعة سيرها و تسجيل البيانات على القائمة للتأكد من التنفيذ و الأداء حسب الخطة الموضوعة، كما يمكن استخدام هذه القوائم في مراقبة المشاكل و الأخطاء التي يمكن ان تحدث أثناء العملية و معرفة نوعها و كميتها، كل ذلك يعتمد على غرض و تصميم قائمة المراجعة.
ميزات قائمة الفحص
- سهلة و بسيطة الاستخدام.
- كل عنصر في قائمة المراجعة يجب ان يكون موضوعاً بعناية و دقة.
- موضوعة من قبل متخصص او مجموعة من الأفراد مما يقلل من نسبة الخطأ و النسيان في عملية Checklists.
- تحتوي على نقاط و عناصر فحص مرتبة بشكل منطقي.
- يجب ان تحوي قائمة الفحص الخطوات الأساسية و الدقيقة، على الرغم من ذلك فإن الخطوات او العناصر البديهية للفاحص يمكن الاستغناء عنها.
- للحصول على القائمة الأكثر فعالية يجب أن يتم ملؤها أثناء الفحص بالترتيب و في جلسة واحدة لتجنب ضياع البيانات.
- عند استخدامها في مكان التنفيذ؛ يجب أن تكون القائمة سهلة الاستخدام و القراءة من قبل الفاحص.
