نظام معلومات إدارة المشروع PMIS
يحمل أي مشروع مهما كان حجمه كماً هائلاً من المعلومات و البيانات التي على الإدارة معالجتها و تنظيمها و التعامل معها و توظيفها فيما يخدم سير المشروع، و يحتاج المدير بشكل مؤكد إلى الأدوات المساعدة على تنظيم و تنسيق هذه المعلومات و ترتيبها بحيث يمكنه الإشراف عليها و توزيعها و استخدامها بشكل صحيح، و نظام معلومات إدارة المشروع PMIS وهي اختصار Project Management Information System هو أحد الأدوات المستخدمة لهذا الغرض.
ما هو نظام معلومات إدارة المشروع ؟
هو طريقة تستخدم في إدارة المراحل المختلفة للمشروع و الإشراف عليها، نظام متكامل لتنسيق و تنظيم المعلومات اللازمة لتنفيذ مشروع ما، يستخدم من قبل مدير المشروع من اجل تنسيق المعلومات المختلفة المتعلقة بعناصر المشروع المتنوعة، كالموظفين و توزيع المهام و المسؤوليات بينهم، الموارد و الأدوات و الآليات، الميزانية و الجدول الزمني، الأنشطة و المهام التي يتكون منها المشروع و غير ذلك.
يعتمد نظام معلومات إدارة المشروع على استخدام تطبيقات برمجية تساعد المدير في الإشراف على سير المشروع بمراحله المختلفة، بدءاً من التخطيط و وضع الميزانيات و الجداول الزمنية، مروراً بمرحلة التنفيذ و ضبط جودة الأداء و اكتشاف المشاكل و إصلاحها، وصولاً إلى إلى مرحلة إغلاق أهداف المشروع و التأكد من تحقيقها بالشكل المطلوب.
استخدامات و فوائد نظام معلومات إدارة المشروع
لنظام إدارة المشروع العديد من الاستخدامات التي تجعله حاجة أساسية و حيوية في عملية إدارة المشروع و الإشراف عليه.
يستخدم في إعداد نطاق المشروع، و يشمل ذلك تحديد و تعريف الأنشطة التي سيتكون منها المشروع و العناصر المختلفة التي سيقوم عليها و المعايير التي سيتم العمل وفقها، أيضاً من أجل قياس مدى نجاح المشروع عن طريق معرفة مدى و حجم الإنجاز و جودته بالمقارنة مع المعايير الأساسية الموضوعة مسبقاً، يستخدم أيضاً في وضع الميزانيات و إعداد الجداول الزمنية للمشروع و ذلك بدقة و فعالية عالية نظراً لأنه يعتمد على معلومات حقيقية من أرض الواقع يستطيع النظام معالجتها و وضع الجداول و الميزانيات المناسبة للمشروع بشكل فعلي، بالإضافة إلى ذلك يمكن استخدام هذا النظام لإجراء و إدارة عمليات التواصل المختلفة بين الإدارات العليا و الدنيا للمشروع و بين الإدارة و الموظفين و المعنيين بالمشروع.
مع تنوع استخدامات نظام معلومات إدارة المشروع Project Management Information System تتنوع فوائده أيضاً، فهو يمثل وسيلة فعالة لتنظيم و تنسيق المعلومات مهما كانت كبيرة الحجم و معقدة، يحسن من عملية التخطيط للمشروع و أنشطته المختلفة، كما أنه يساعد في مراقبة الأداء و التقدم في سير المشروع و تحديد نجاح المشروع أو التأخر فيه.
