Proposal Evaluation تقييم العروض
قد يلزم مدير المشروع باتخاذ القرار فيما يخص العروض المقدمة للمنظمة من أجل تأمين بعض تجهيزات المشروع و احتياجاته من شركات خارجية، و هنا على إدارة المشروع مسئولية اتخاذ القرار المناسب و اختيار العرض الأفضل للمنظمة و المشروع من ناحية التكاليف و الوقت و الجودة، أي العرض الأكثر قيمة، فيما يعرف بعملية تقييم العروض Proposal Evaluation
ما هو تقييم العروض و ما اهميته؟
تقييم العروض هو عملية منهجية ينجزها فريق متخصص من المنظمة نفسها و تهدف الى الاختيار من بين قائمة عروض من المزودين و البائعين الخارجيين، و ذلك بعد تقديم و طرح طلب عروض (Request for Proposal) من قبل المنظمة، و هنا يبدأ البائعون و الشركات في السوق بتقديم عروضهم لتنفيذ الطلب أو تزويد المنظمة بالخدمات المطلوبة، بعدها يجرى عملية تحليل لهذه الطلبات جميعها، و التأكد من انها تحقق شروط الطلب و تلبي حاجات المشروع، ثم يتم الاختيار بينها بالاعتماد على عدة معايير تضعها المنظمة و مدير المشروع ثم اعتماد العرض الأفضل و الاستمرار به.
تجرى عملية تقييم العروض و دراستها بناء على مصالح المنظمة و المشروع، إلا أن هذا التقييم يجب ان يأخذ بعين الاعتبار القيم القانونية و عدالة الفرص، للجميع الحق في تقديم العروض، لكن المنظمة تقوم باعتماد العرض الأفضل بعدالة، و هنا أهمية ان يكون الفريق المتخصص بتقييم و اختيار العروض ذو خبرة و اهلية لهذا العمل، لأن العروض يمكن ان تكون كثيرة، و دراسة العروض بدقة يضمن للمنظمة الحصول على العرض الأفضل سعراً، الأقل تكلفة، و الأكثر فعالية و فائدة للمشروع.
خطوات عملية تقييم العروض Proposal Evaluation
كما تقدم ذكره فإن المنظمة و إدارة المشروع تقوم بتقديم طلب عروض يوضح تفاصيل الخدمة أو المنتج المطلوب و يذكر المعايير و المواصفات اللازم توافرها في العروض المطروحة من قبل الشركات و البائعين، بعد ذلك تبدأ المنظمة بتلقي العروض الخارجية، و هنا تبدأ عملية تقييم العروض.
الخطوة الأولى في هذه العملية هي تشكيل فريق التقييم، الذي يتألف من اعضاء من المنظمة نفسها، يتم اختيار هؤلاء الأعضاء بالاعتماد على صلتهم بالعملية أو الخدمة المطلوبة، و يفضل أن يكونوا ذوو خبرة في علية التقييم و في الخدمة المطلوبة نفسها لضمان الحصول على العرض الأفضل للمنظمة، هذا الفريق قد يتولى مسئولية إعداد طلب العروض و مهمة تقييمها، او قد تخصص المنظمة فريق متخصص لكل عملية لتجنب التحيز و تعارض المصالح.
يقوم منسق عملية تقييم العروض بمراجعتها قبل عرضها على فريق التقييم، للتأكد من العروض التي تحقق شروط الطلب و توفر احتياجات المنظمة، و التحقق من فعالية العروض المقدمة و تسليمها قبل الموعد النهائي، و مراجعة كل التفاصيل الفنية و المالية للعروض.
بعد ذلك يبدأ فريق تقييم العروض بالعمل، حيث يوزع لكل فرد منهم نسخ عن العروض المقدمة للمنظمة، و يتم تحليل و دراسة هذه العروض، تقييمها بمقياس نقاط توافق فوائد العرض، ثم اختيار العرض ذو القيمة الأكبر.
قد يتم اتخاذ القرار بالعرض المعتمد من قبل فريق التقييم كمجموعة، او في بعض المنظمات يسمح لكل فرد من الفريق بوضع حكمه النهائي ثم المقارنة و اختيار العرض الحائز على أكبر عدد من الأصوات.
بعد أخذ القرار بالعرض الذي يتم اعتماده من قبل المنظمة، يرسل رد لجميع الشركات و البائعين الذين قدموا عروضهم لإعلامهم بنتيجة تقييم عرضهم، ثم تبدأ مرحلة اعتماد العرض الذي تم اختياره. يعتمد اختيار العرض على مجموعة من المعايير التي تختلف حسب العرض المطلوب و هدف المنظمة و المشروع، قد تشمل هذه المعايير، القيمة، التكلفة، الوقت، الجودة، و مدى تناسب العرض او مزوده مع سياسات و إمكانيات المنظمة
