الاجتماعات Meetings

الاجتماعات Meetings

يعتمد نجاح المدير في عمله حول التخطيط للمشروع بفعالية و دقة و بدء تنفيذه وفق الخطة الموضوعة و التأكد أن العمل يجري حسب المخطط له خلال دورة حياة المشروع، على قدرته على تنسيق و تنظيم المعلومات بين جميع الأفراد الذين يمت لهم المشروع بصلة، من فريق عمل و معنيين و مستثمرين، عليه أن يتأكد ان الجميع يفهم اهداف المشروع بشكل صحيح و يعرف مهامه و دوره في العمل بشكل دقيق، و إبقائهم على اطلاع دائم بما يجري من تحديثات و تغييرات، و تعتبر الاجتماعات Meetings أحد وسائل التواصل الجماعي الفعالة وتستخدم في أكثر العمليات في إدارة المشاريع .

ما هي الاجتماعات ؟

الاجتماعات هي وسيلة او طريقة لتبادل و نشر و استقبال المعلومات مع أفراد فريق العمل و المعنيين بالمشروع، تضم مجموعة من الأشخاص، خطة واضحة، أهداف محددة بوضوح للاجتماع، و سبب يدعو لاجتماع هؤلاء الأفراد، يمكن ان يكون الاجتماع مباشراً بين الأفراد في قاعة واحدة او عن طريق الفيديو عن بعد، يجري فيه طرح الأفكار و المقترحات و الآراء و التغييرات الطارئة، و طرح الأسئلة و فتح المجال امام المشاركين للنقاش و التوصل إلى حلول و مقترحات، ثم تلخيص الاجتماع و كتابة التقرير النهائي الذي يتضمن المقترحات و التوصيات و التعديلات التي سيتم إجراؤها على خطة العمل إن وجدت.

تختلف أغراض الاجتماعات حسب المرحلة المقامة فيها من دورة حياة المشروع و الأهداف المرجو تحقيقها، فهناك الاجتماعات الدورية المنتظمة و التي يتم جدولتها منذ البداية في الجدول الزمني للمشروع بشكل يومي او أسبوعي او شهري أو غيره، اجتماعات مراجعة حالة المشروع من الجهة الأخرى تناقش حالة و تقدم المشروع و يجتمع فيها المدير مع فريقه لمناقشة ما تم إنجازه و ما تبقى من نشاطات المشروع، و توزيع التقارير الموضحة للأداء الى أفراد الفريق و مناقشة العمل و الاستراتيجية.

أهم انواع الاجتماعات في إدارة المشاريع

هناك العديد من أنواع الاجتماعات في المشاريع و التي تتنوع فيما بينها من حيث الغرض و الضرورة و الوقت و المشاركين و الأهداف، و منها:

• اجتماعات انطلاقة المشروع: و تعقد هذه الاجتماعات في بداية المشروع و عند التشكيل الرسمي لفريق عمل المشروع، يقوم فيها مدير المشروع بشرح الأجندة الخاصة بالمشروع و آلية العمل و الخطط، و يتم فيها التأكيد على أن جميع أفراد الفريق قد أدركوا دورهم في المشروع و فهموا قيم و أهداف المشروع، تشتمل هذه الاجتماعات على تقديم أفراد المشروع و تعرفهم الى بعضهم البعض و بدء خلق الجو الودي بينهم، يتم في هذه الاجتماعات مناقشة و مشاركة الخطة و العناصر الأساسية للمشروع كالميزانية و الجدول الزمني و آلية العمل و المهام الأولية لكل مجموعة و فرد من فريق العمل، مع تقديم العميل أو المستفيد من المشروع و توضيح أجنداته و أهدافه و معاييره المطلوبة و المتوقع تحقيقها عند إكمال المشروع.
• اجتماعات مراجعة حالة المشروع: تجرى للتأكد ان الجميع قد انجز مهامه بشكل صحيح و كامل و من اجل التأكد أن مسار العمل يجري وفق المخطط له.

• الاجتماعات الطارئة: و تجرى عند حدوث طارئ ما اعترض سير العمل في المشروع، في حال حدوث خطأ ما أو مشكلة معينة يقوم المدير بدعوة فريق العمل الى اجتماع و مناقشة المشكلة الطارئة و البحث في سبل حلها و أخذ الاقتراحات من أفراد الفريق ثم تلخيص النتائج و استخلاص الحلول و المقترحات و توزيعها الى الفريق و وضع خطة العمل الطارئة لحل المشكلة.