تقارير المشروع Project Reporting
تقارير المشروع Project Reporting
خلال دورة حياة المشروع، يتولى المدير مسؤولية متابعة تنفيذ العمل و التأكد من حالة الأنشطة و المهام المختلفة التي يقوم بها فريق العمل و التأكد ان كل شيء يسير على ما يرام، و أحد الوسائل التي يعتمدها فريق المشروع لإبقاء الإدارة على علم بما يجري على أرض الواقع هي تقارير المشروع Project Reporting، سواء الرسمية أو غير الرسمية.
ما هو رفع تقارير المشروع Project Reporting؟
هو عملية إعداد و إرسال التقارير الرسمية و غير الرسمية، و تداولها بين فريق المشروع و الإدارة و المعنيين بالمشروع و الممولين له، تختلف التقارير حسب الغرض منها، قد تكون تقارير مراقبة الحالة و متابعة تنفيذ الأنشطة المختلفة التي يقوم الموظفون برفعها الى المدير، أو تقارير عن حالة المشروع و تقدمه و الأهداف التي تم إنجازها و التي يتم رفعها من قبل المدير الى المعنيين و الممولين للمشروع، و بتنوع أغراض التقارير تتنوع محتوياتها بالطبع، قد تحوي معلومات عن حجم العمل المنجز، المشاكل الحاصلة في العمل أو الأخطاء التي وقعت، معلومات عن أداء فريق العمل أو الموارد المستخدمة أو غيره.
يتم رفع التقارير عادة بشكل دوري بعد أن يتم الاتفاق بين إدارة المشروع و المعنيين و الممولين حول موعد رفع التقارير، و يمكن لفريق العمل أن يقوم بإعداد و رفع التقارير إلى المدير في حال حدوث شيء طارئ خلال العمل.
فوائد التقارير في إدارة المشاريع
تقارير الحالة تساعد المدير على ضبط أكثر فعالية للعمل عبر مراقبة ما يحدث بشكل دوري و تعرف المشاكل و الأخطاء التي قد تحدث، أيضاً تساعد على ضبط توقعات المعنيين بالمشروع و وضعهم في صورة تقدم العمل للتأكد من أن كل شيء يجري وفق المتفق عليه، التقارير يمكن أن تكشف التأخر الحاصل في الأداء و تنبه المدير و فريق العمل إلى ضرورة معالجة المشكلة و وضع الخطط الفعالة للحاق بالجدول الزمني.
