مبادئ بناء الفريق الرشيق

يتمحور النظام الإداري الرشيق حول مجموعة مبادئ رئيسية وقيم جوهرية، كأن يكون رضا العميل هو الهدف الأول والأهم للمشروع، المرونة والتكيف مع التغيرات أهم من الالتزام المطلق بالخطة، الفريق ككل أهم من الفرد والعنصر البشري أهم من الموارد والأدوات، هذه هي المبادئ التي نراها في نص إعلان الإدارة الرشيقة Agile Manifesto، لذلك حين تقرر إنشاء وبناء الفريق الرشيق فإن القاعدة الأهم هي تبني هذه المبادئ وترسيخها في فكر الفريق وفي آلية العمل ككل.

عند البدء بتكوين الفريق الرشيق لابد من التأكد من أن كل ما تحتاجه موجود وجاهز، بدءا من الأفراد الذين يتم انتقاؤهم بناء على خبراتهم التي تحتاجها مهمات ومراحل المشروع ليتم إنجازها، وانتهاءً بأدوات التواصل والتنسيق الفعالة التي تخلق قنوات الاتصال بينهم والتي تضمن تحقيق مبادئ الإدارة الرشيقة من تنسيق فعال خلال كامل دورة حياة المشروع project lifecycle ووحدة الرؤية والهدف والقدرة على التكيف بمرونة وسلاسة مع مختلف التغيرات التي تطرأ خلال سير العمل.

التواصل والتعاون

فيما يخص منهجيات التواصل Communication Methods و أدواته فقد يحتاج الفريق الرشيق الى مجموعة من الأدوات من برمجيات وغيرها تتيح لهم التواصل المباشر والتنسيق الدائم، بالإضافة إلى البرمجيات والأجهزة اللازمة لعقد الاجتماعات والمقابلات سواء بين أفراد الفريق أنفسهم أو بين الفريق والإدارة والعميل والمعنيين بالمشروع.التواصل والتعاون هو أهم مقومات الفريق الرشيق التي تميزه وتعطيه القدرة على التكيف والمرونة في العمل، هذه الأدوات والبرمجيات ستساعد في خلق بيئة رشيقة مثالية سواء لفريق العمل المتواجد في موقع واحد، أو حتى فريق العمل في مواقع عديدة Multi-site team فيمكن أن تجمعهم هذه البرمجيات والأدوات وتضمن سير العمل بالنسق والشكل المطلوب.

الى جانب التواصل والتنسيق والتعاون فهناك مجموعة من العمليات والمبادئ التي يجب غرسها في بيئة عمل الفريق الرشيق والتأكد حين تكوينه من أن أفراد وبنية الفريق قادرة على الالتزام بهذه المنهجيات طوال فترة العمل.التخطيط المستمر، فالإدارة الرشيقة تختلف عن أنظمة الإدارة التقليدية في وضع خطة واحدة شاملة لكل مراحل المشروع، بل تعتمد على تجزئة وكسر المشروع الى أجزاء ومراحل أصغر لكل منها خطتها وآلية عملها، لذلك من الضروري أن يكون فريق العمل قادرا على التخطيط بشكل مستمر ومتى ما تطلبت الحاجة ذلك.

التعلم المستمر

هو أيضاً منهجية ركزت عليها الإدارة الرشيقة بشكل كبير ضمن بناء فريق العمل، فحين ترى الأنظمة التقليدية أن كل فرد من الفريق لديه دوره ومهامه التي يلتزم بها دون أن يتجاوز الى مهام غيره، فإن الإدارة الرشيقة ترى أن العنصر البشري هو أهم وأثمن عناصر وموارد المشروع، وتشجع دائما على تدريب الأفراد وتنمية مهاراتهم واكتسابهم خبرات ومعارف جديدة ضمن مجال خبرتهم أو في مجالات جديدة، بل العديد من أشكال بنية الفريق الرشيق تشتمل في مبدئها على التداخل في المهام والأدوار بين مختلف أفراد الفريق ليساعدوا ويعلموا بعضهم البعض.

التحسين والتطوير

وهو الهدف الأساس الذي قامت عليه الإدارة الرشيقة وأحد أهم مبادئ إنشاء الفريق الرشيق، يشمل التطوير من وجهة نظر النظام الرشيق كل ما يدخل ضمن بيئة المشروع، بدءاً من الأفراد الذين يشكلون الفريق وقوة العمل عبر تحسين مهاراتهم وأدائهم وتنمية الفكر المرن والرشيق لديهم، مرورا بتطوير أدوات التواصل والتنسيق والتعاون بين مختلف أطراف وجهات المشروع، وانتهاءً بتحسين وتطوير آليات ومنهجيات العمل من التخطيط والتنفيذ والمراقبة وحل المشاكل والتعامل مع التغيرات.

التسليم الباكر

أنشأت الإدارة الرشيقة بيئة عمل بقواعد ومبادئ معينة تطغى عليها صفات المرونة والسلاسة وتضمن هذه البيئة فيما لو التزم الجميع بهذه المبادئ الرشيقة وعملوا بها أن يتم إنجاز مهام المشروع بكفاءة وفعالية والانتهاء من مخرجات المشروع project outcomes بالوقت المحدد بل حين تطبيق المبادئ الرشيقة باحترافية سيتم إنجاز العمل قبل الوقت المحدد للتسليم وبمخرجات عالية الجودة تطابق المعايير والمواصفات المطلوبة، يجب دائمًا تشجيع الفريق على العمل وفق مبدأ “سننجز العمل قبل الموعد النهائي” لكن دون أن يؤثر ذلك على جودة المخرجات أو رضا العميل عن المنتج.

الاستجابة المرنة للتغييرات

مهما كان المشروع والنظام الإداري الذي يعمل وفقه فإن حدوث التغيرات المفاجئة أمر وارد، سواء كانت هذه التغيرات داخلية تتعلق بموارد المشروع أو فريق العمل أو حتى المنتج الذي يتم العمل عليه، أو تغيرات خارجية كالتعديلات من قبل العميل أو ظروف طارئة خارج بيئة العمل تؤثر على المشروع، عند بناء الفريق الرشيق من الأساسي تدريب الأفراد وضمان قدرتهم على التعامل مع مختلف التغييرات والتعديلات التي قد تطرأ على المشروع خلال فترة العمل، يجب أن يكون الفريق قادرا على الاستجابة بسرعة للتغييرات قبل أن تؤدي الى أضرار أو خسائر في الموارد أو تأخر في إنجاز العمل وتسليم المشروع، تعديل خطة العمل بسرعة وفعالية بما يتناسب مع هذه التغييرات التي طرأت، والحد من الخسائر قدر الإمكان بحال عدم القدرة على تجنبها عندما تكون التغييرات ضخمة ومفاجئة.