إدارة المطالبات Claims Administration

إدارة المطالبات Claims Administration

العقود التي يتم تنظيمها و توقيعها بين البائع و المشتري، أو بين مقدم الخدمة و طالبها، هي التي تحكم العلاقة القانونية بين الطرفين، و بعد تأكيد البائع قدرته على تلبية حاجات و طلبات المشتري يتم صياغة العقد بينهما على هذا الأساس، و لكن في أي مشروع فهناك أحتمال أن يحدث خطأ ما في المنتج او الخدمة، و هنا ينشا النزاع بين المشتري و البائع، أو ما يسمى إدارة المطالبات Claims Administration.

ما هي إدارة المطالبات Claims Administration ؟

إدارة المطالبات هي عملية حل المشكلة أو النزاع القائم بين طرفي العقد، أي البائع و المشتري، نتيجة وجود خطأ في المنتج أو الخدمة او عدم رضا أحد الأطراف عن هذا المنتج، كأن يكون دون الجودة المطلوبة أو التأخر عن موعد التسليم او وجود أخطاء في عملية التسليم، و المطالبات تنشأ في حال كان الطرفين متفقين على تسليم مادة معينة من البائع الى المشتري، لكن حين استلام المشتري لهذه المادة يرى أنها ليست كما تم الاتفاق عليه ضمن العقد، و هنا لا بد من ضوابط و قوانين للحكم بين الطرفين وفق ما نص عليه العقد بينهما، و تبدأ المفاوضات بينهما حتى الوصول الى تسوية بين البائع و المشتري وفق بنود العقد، قد يكون العقد أثناء صياغته قد نص على طبيعة التصرف إزاء هذه المشكلة في حال حدوثها و كيفية التعامل مع المطالبات في حال أحد الفريقين قام باللجوء اليها.

طريقة إدارة المطالبات

الخطوة الأولى في إدارة المطالبات هي تجنب حدوثها، عن طريق توقيع العقد و تضمين تفاصيل التسليم فيه، كأن يتم الاتفاق على كامل تفاصيل المنتج الذي سيتم تسليمه الى المشتري و وقت التسليم و التكلفة و غيره، بالتالي لا يحق للمشتري القيام بالمطالبات في حال الالتزام ببنود العقد بالضبط.

في حال حدث خطأ ما و نشأت المطالبات بتغيير المنتج، على الفريقين أن يجتمعا و يتناقشا ضمن مفاوضات من أجل الوصول الى تسوية بينهما و حل المشكلة دون اللجوء الى الجهات القانونية، يتم التفاوض بينهما وفق ما ذكر في بنود العقد من شروط الاستلام و التسليم، قد تأخذ المفاوضات فترة طويلة لكن غالباً ما تنتهي بالوصول الى تسوية بين الاطراف في حال تم إدارتها بهدوء و عقلانية.

في حال لم تصل المفاوضات الى حل، يتم اللجوء الى طرف ثالث لحل المشكلة بين البائع و المشتري، قد يتم الاتفاق بينهما على هذا الطرف منذ لحظة توقيع العقد، كتضمين العقد أحد البنود التي تنص أنه في حال حدوث خلاف أو نشوء مطالبات بين الطرفين يتم اللجوء الى طرف ثالث لحل المشكلة و تسوية النزاع، يتم الاتفاق على هذا الطرف بين طرفي العقد بالتراضي.