البرنامج الذي يعمل بشكل صحيح اهم من التوثيق الشامل : المبدأ الثاني

البرنامج الذي يعمل بشكل صحيح اهم من التوثيق الشامل

كمختص في إدارة المشاريع، او حتى كدارس لها، حاول الإجابة عن السؤال التالي: ما هي الفائدة المتوقعة من مشروع قام فيه الفريق بإجراء توثيق شامل لكافة المتطلبات و الموارد و الخطط و المهمات و الأخطاء والمشاكل المتوقعة، و التوثيق كان بشكل ممتاز، لكن المنتج كان غير وظيفي أو لا يعمل او لا يحقق المواصفات المطلوبة من قبل العميل؟! فما هي الفائدة من كل عملية التوثيق التي أخذت جهداً و وقتاً من أفراد الفريق، كان يمكن أن يوجهوه نحو تحسين ميزات المنتج أو على الأقل جعله يعمل بشكل صحيح! في نص إعلان الإدارة الرشيقة البرنامج الذي يعمل بشكل صحيح اهم من التوثيق الشامل : المبدأ الثاني يتحدث عن هذه النقطة الحساسة بالخصوص، لماذا إجراء توثيق شامل و كامل و التركيز عليه لنحصل في النهاية على منتج لا يعمل؟!

Agile Manifesto-value 2

نص إعلان الإدارة الرشيقة: المبدأ الثاني

Working software over comprehensive documentation

البرنامج الذي يعمل بشكل صحيح اهم من التوثيق الشامل

الأولوية في الادارة الرشيقة تكون و بشكل أساسي لعمل البرنامج و تأدية وظيفته بشكل صحيح، و اهتمام أقل بالتوثيق الشامل الذي يجري في إدارة المشاريع التقليدية. لماذا؟! لأن العميل يهمه ان يحصل على قيمة لاستثماره في المشروع، أكثر من أن يحصل على قوائم التوثيق الكاملة التي تجرى في بداية المشروع لكن في النهاية يكون البرنامج خاطئاً لأو لا يعمل أو لا يحقق معايير العميل التي طالب بها في بداية المشروع.

رغم أن نص البند الثاني من إعلان مبادئ الإدارة الرشيقة يتحدث عن البرنامج “Software” لكن في الحقيقة فإن هذا البند يصلح لجميع أنواع المشاريع ليس فقط البرمجية، لكن جاءت كلمة “البرنامج” في نص الإعلان لأن أول من وضع مبادئ الإدارة الرشيقة كانوا مبرمجين، يمكن استبداله بكلمة “منتج” فيصبح صالحاً لمختلف انواع المشاريع الإنتاجية.

لماذا التركيز على وظيفة المنتج أو فعاليته بدلاً من التوثيق؟!

الجواب بسيط و منطقي، المشروع هدفه إرضاء العميل و ليس إرضاء الروتين! تضع الادارة الرشيقة العميل و تلبية متطلباته و نيل رضاه فوق الإجراءات الروتينية و الخطوات المرسومة، فالإدارة الرشيقة بمفهومها تقوم على التكيف مع التغييرات و الأحداث الطارئة على العمل، و الأهم هو الحصول على مخرج المشروع كما هو مخطط له، أي بناء أو تصنيع منتج يعمل بشكل صحيح، ذو جودة عالية، محققاً للمعايير و الوظائف التي يريدها العميل في منتجه، لذلك فإن الالتزام بالتوثيق و التركيز عليه بشكل كامل سيؤدي و بنسبة كبيرة الى حدوث خطأ في التصنيع، لماذا؟!

التوثيق التقليدي يتضمن صنع القوائم و الاختبارات التي تحدد و توضح كامل المتطلبات و الموارد و الأخطاء المتوقعة و مراحل العمل و غيرها… أي بناء توقع كامل لسير المشروع، يمكن أن تأخذ مرحلة التوثيق الشامل وقتاً طويلاً جداً، و في العصر الحالي و بسبب التطور السريع لكل تقنيات و أساليب و موارد المشاريع، يمكن أن يكون التوثيق الشامل لمشروع ما غير صالح أو قديم عند تطبيق المشروع و البدء بتنفيذه، مما يعني أمرين: فشل التوثيق في الحفاظ على دقته و فعاليته، و صرف الوقت و المال الكبير و غير الضروري على مرحلة التوثيق الشامل دون الاستفادة بشكل فعلي منها.

إذاً ما الحل؟ الحل هو التوثيق الآني و المستمر لسير المشروع، أي تنفيذ العمل ثم توثيقه، و الحفاظ على الخط الزمني لعملية التوثيق محدثاً باستمرار حسب التغيرات و الأحداث التي يمر بها المشروع، و هذا ما ينطوي عليه المبدأ الثاني من نص إعلان الإدارة الرشيقة!

—

يركز هذا البند من نص الإعلان البرنامج الذي يعمل بشكل صحيح اهم من التوثيق الشامل : المبدأ الثاني على اهمية إيلاء قيمة العمل أهمية أكبر من تفاصيل المشروع الرسمية و التخطيطية، و بكل بساطة يبين أنك عندما تقدم للعميل قيمة فعلية و قابلة للقياس فيما يخص منتجه –الذي يقوم المشروع عليه أساساً- فأنت هنا قد حققت هدف المشروع بالفعل، هل هذا فقط ما تريده الإدارة الرشيقة؟!

أهمية التركيز على فعالية المنتج أكثر من التوثيق

الحديث هنا يطول، و مع ذلك يمكن اختصاره بجملة واحدة “ركز على هدف مشروعك”. فهدف المشروع هو مخرجه بشكل اساسي و إن وجد أهداف ثانوية اخرى، فالقيمة الفعلية للتوثيق او التخطيط او الفحوص الأولية معدومة في حال كان المنتج النهائي غير صالح للاستخدام أو التطبيق، فضلاً عن مشاكل المصداقية و الثقة التي ستقع بها المنظمة مع عميلها، إذاً التركيز على المنتج و قيمة المشروع الفعلية و تزويد العميل بهذه القيمة بشكل مستمر سيضمن تحقيق اهداف كل من المشروع، المنظمة و العميل.

و يبين نص إعلان الإدارة الرشيقة البرنامج الذي يعمل بشكل صحيح اهم من التوثيق الشامل : المبدأ الثاني أن على المشرف ان يوجه فريق المشروع و طاقاته و جهده نحو إنجاز المشروع و تصنيع أو بناء المنتج، خطوة بخطوة، و بينما يتم بناء المنتج وفق مراحل متراتبة يتم التوثيق، أما التوثيق الشامل و الأولي الذي يجري في الإدارة التقليدية قبل البدء أصلاً بتصنيع المنتج، يحمل الكثير من السلبيات في وجهة نظر الإدارة الرشيقة، كبداية فإن التوثيق الشامل لا يستطيع التكيف مع المتغيرات التي قد تحدث خلال دورة حياة المشروع، أيضاً قد يكون التوثيق قديم مقارنة بالظروف الآنية التي يمر فيها المشروع بالتالي تقدم معلومات مغلوطة و قراءة خاطئة لوضع العمل، أما التوثيق الآني المستمر و الملاحق لخطوات العمل فيتجنب هذه المشاكل، يحافظ على المرونة و القدرة على التكيف، و الأهم ان المشرف بالإضافة الى فريق المشروع سيركزون على المنتج و ينصب الاهتمام بشكل أساسي على الانتهاء من مرحلة التصنيع الحالية بنتائج جيدة و فعالية في العمل، مرحلة تلو الأخرى يتم بناء منتج فعال وظيفياً، و من الممكن لفريق المشروع التأكد ان المنتج موافق لمعايير و متطلبات العميل بشكل مستمر خلال العمل، إجراء التعديلات و التغييرات حسب المطلوب، بكل راحة و سهولة. أما التركيز على التوثيق سيضيع هذه المفاهيم و النقاط بالنسبة لفريق المشروع.

هل يعني ذلك إلغاء أهمية التوثيق حسب نص الإعلان؟

بالطبع لا! فالتوثيق شيء ضروري بالنسبة للمشروع، و بقدر ما يكون التوثيق شاملاً و مستوفياً لعناصر المشروع كاملة كان ذلك أفضل، لكن نص الإعلان يوضح فكرتين أساسيتين، التوثيق المستمر و المحدث دورياً أفضل من التوثيق القديم، و فعالية المنتج تهم العميل اكثر من التوثيق.

بالطبع سيشعر العميل بالراحة في حال وضع أمامه توثيق شامل للمشروع قبل بدايته و يضمن هذا التوثيق إنجاز العمل بالمعايير المطلوبة و المواصفات المرغوبة و في الوقت المحدد، لكن عندما نصل الى نهاية المشروع و نقدم للعميل منتجاً لا يعمل، ما فائدة التوثيق الأولي؟! هذا ما تركز عليه الإدارة الرشيقة في نص إعلانها، بكل بساطة دع فريق العمل يركز على نجاح المنتج و عمله ثم يمكنك لاحقاً ان توثق كيفما تريد، و الأهم… لا تصل الى الموقف الحرج مع العميل حين تسلمه منتجاً غير فعال أو لا يعمل!

—-

لنفترض انك أردت بدء تنفيذ مشروع ما اوكل إليك، و قررت اتباع الطريقة التقليدية في إدارته، و اعتمدت ان تقوم بتوثيق شامل لعناصر و خطة و سير المشروع، من أجل تحديد مهام و نشاطات المشروع الخاص بك، ثم قلت لفريقك أن يبدؤوا بالتوثيق، و سارت الامور على ما يرام و حصلت على توثيق شامل و دقيق لكل ما ستقوم به، حسناً الأمر الى هنا ممتاز، لكن السؤال هل ستقوم فعلاً بكل الأنشطة التي وردت في التوثيق؟ ماذا إذا اضطررت لإلغاء بعضها أو تغيير بعضها الآخر، ألا يعني ذلك ضياع المال و الوقت و الجهد الذي لزم للقيام بتوثيق هذه الأنشطة؟ و بالتالي تأخير غير ضروري في المشروع؟

يركز المبدأ الثاني كما وضحنا على ضرورة إعطاء الأولوية لفعالية المنتج أو الخدمة او أياً كان المخرج الذي ستحصل عليه في نهاية مشروعك، و تستبدل الإدارة الرشيقة أسلوب التوثيق التقليدي الشامل بالتوثيق الذي يقوم بناء على المعطيات الآنية الخاصة بالمشروع، توثيق مستمر متتابع و مرافق للمشروع خلال دورة حياته، جديد باستمرار و متكيف مع التغييرات و التعديلات على خطة العمل!

كيف يتم التوثيق حسب الإدارة الرشيقة؟

تحدث الاختصاصيون كثيراً عن طريقة التوثيق من وجهة نظر إدارة المشاريع الرشيقة، و العديد منهم اتفقوا على أن الطريقة الأفضل لإجراء التوثيق المستمر و المرافق للمشروع هو عن طريق الاختبارات، ماذا يعني ذلك؟ يعني اختبار عناصر المشروع المختلفة بشكل دوري، و تسجيل نتائج هذه الفحوص و الاختبارات على شكل توثيق، يتميز بأنه حديث و موافق لظروف المشروع الحالية، متكيف مع التغيرات، و يتمتع بدقة عالية.

هناك اختبارات متنوعة يعتمد عليها التوثيق في المشاريع الرشيقة، تقوم على فحص دوري لعناصر متنوعة من المشروع و اخذ المعطيات و البيانات و تسجيلها، و بذلك يتم توثيق سير المشروع و خطواته الحالية و المستقبلية، أهم هذه الاختبارات هي اختبار الوحدة، اختبار الفعالية، و اختبار الدمج… فما هي كل منها؟

اختبار الوحدة هو الاختبار الذي يقيس تصرفات وحدات المشروع كل على حدى، بمعنى قياس الأداء الفردي لكل وحدة من الوحدات المكونة لعنصر ما في المشروع و وضع النتائج حولها.

اختبار الفعالية، يقوم على دراسة العلاقات بين عناصر المشروع و أجزائه و تفاعلها مع بعضها البعض، اما اختبار الدمج فهدفه معرفة هل هذه الاجزاء مجتمعة مع بعضها البعض تعمل كما يفترض؟ أي قياس الأداء الكلي و معرفة ما إذا كان المشروع ككل وصل الى المرحلة و المستوى المطلوب ام لا.

نوع آخر من الاختبارات للتوثيق في المشاريع الرشيقة، و خاص بفريق المشروع، هو اختبار القبول، و يقوم على وضع أفراد الفريق بموقع المستخدم للمنتج او البرنامج، بمعنى انهم يجربون استخدام المنتج كمستهلك و ليس مفرد في فريق المشروع، ثم يراقبون المنتج و فعاليته و وظيفته في هذه المرحلة من بنائه، و يقومون بوضع الملاحظات حوله، لتحسين نقاط الضعف او حل المشاكل في حال وجودها، و الأهم هو للتأكد من ان المشروع يسير كما المفروض و المنتج يصنع في المسار الصحيح.