الملاحظة و الحوار Observation and Conversation
الملاحظة و الحوار Observation and Conversation
يحمل جو العمل الاحتمال الكبير للمشاحنات و النزاعات بين أفراد الفريق، و حسب الدراسات فإن النزاعات الشخصية تعتبر من اهم أسباب التغيب عن العمل و حتى فشل المشاريع، أحد أهم أسباب النزاعات هو تدهور الحوار أو تقديم الملاحظات السلبية و النقد الهادم للطرف الآخر، بالتالي على المدير ان ينتبه الى طريقة حواره و نقده لموظفيه، و طريقة تعامل الموظفين مع بعضهم في هذا الخصوص عن طريق الملاحظة و الحوار Observation and Conversation.
أهمية الملاحظة و الحوار في بيئة العمل
أثناء تنفيذ المهام المتعلقة بمشروع ما، قد يكون العيب في التخطيط و الشرح أحد أسباب تأدية الموظف لعمله بشكل خاطئ، و قد يكون تقصير الموظف شخصياً هو السبب في ذلك، بكل الأحوال لا بد للأخطاء أن تحدث، إلا أن الأهم هو كيفية التعامل معها، فمشرف القسم مسئول عن الموظفين في هذا القسم، و المدير مسئول عن المشرفين و موظفيهم و كل ما يتعلق بالمشروع، لذلك من المهم أن يمتلك المدير دقة الملاحظة و الأهم أن يحترف ثقافة الحوار و يمررها لموظفيه، كي يستطيع الجميع توجيه الملاحظات بشكل فعال و مفيد للمشروع.
في حال تقصير أحد الموظفين في عمله، قد يوجه له زملاؤه الاتهامات بالفشل أو التأخير عن الموعد، و قد يكون سبب ذلك خارج عن إرادة الموظف، يلاحظ المدير هذا الأمر و عليه ان يحل المشكلة قبل أن تتفاقم، هنا يجب على المدير ان يجلس على طاولة الحوار مع موظفه بعد أن لاحظ تقصيراً منه، و بأسلوب هادئ و مرن عليه أن يعلمه أن عمله ليس جيداً بما فيه الكفاية، لكن ليس بشكل صادم و ناقد محض، بل عليه التمهيد مثلاً ان عمله كان أفضل مما هو عليه الآن، و محاولة معرفة أسباب تراجع مستوى أدائه و العمل على حلها، كل ذلك يندرج تحت ثقافة الحوار الفعال و البناء.
أهم نصائح الحوار الفعال في مكان العمل
سواء كنت مديراً أم موظفاً و قمت بملاحظة أحد المشاكل في محيطك و المسئول عنها هو أحد زملائك و موظفيك، لتحقيق مصلحة المنظمة عليك أن تعرف كيف تتعامل مع الموقف بشكل جيد دون أن تسبب الحساسية أو إنزعاج زميلك أو موظفك.
ابدأ بتحديد المشكلة و دراستها و توقع الأسباب وراءها قبل أن تبدأ أي حوار، حدد مستوى الأداء الحالي و المستوى المطلوب و ابدأ بوضع خطة النقاش مع الموظف لكي تصلا اليه.
لا تنتقد شخصية الموظف أبداً، إن كان هناك مشكلة ففرق بين شخصية الموظف و سلوكه، لا تبدأ بمهاجمته و انتقاده بشكل لاذع لأن ذلك سيسبب النفور و يغلق باب الحوار الفعال، ابدأ بطرح الأسئلة لتشعر الطرف الآخر بأنه على طاولة نقاش و ليس موضع اتهام أو انتقاد، حاول أن تعرف سبب المشكلة أو التقصير الحالي و تعاطف مع الموظف، في البداية ذكره بإنجازاته و قدم له المديح و الإطراء و اشكره على قبول الحوار، تناقش معه في المشكلة بعمق و هدوء حتى تصل الى أسبابها، ثم قدم الحلول التي تراها مناسبة و اجعله يشعر أنك تعمل لأجله و مصلحته ثم مصلحة المنظمة أو المشروع، أعد تذكيره بإنجازاته و نجاحاته كي تخلق لديه الدافع و الرغبة الى مستواه السابق، ثم أعد شكره في النهاية لاستماعه اليك، إذا واجهتك العقوبات أو بدأ الطرف الآخر بالغضب و الانفعال أجل الحديث الى وقت لاحق حتى يهدأ، راقبه بعد ذلك و احرص على أن يعمل على تطبيق الحلول التي وصلتم اليها.
